Бомбардировщик Ил-4 в полете.
Для того чтобы подтвердить или опровергнуть выдвинутую версию, необходимо было посмотреть документы указанного полка или дивизии, в состав которой он входил, в Центральном архиве министерства обороны (ЦАМО), расположенном в городе Подольск Московской области. По просьбе Ильи Прокофьева один из исследователей, работавших тогда в читальном зале архива, взял документы отдела эксплуатации и ремонта, штурманской службы и оперативно-разведывательного отдела 42-го авиаполка за указанный период. К сожалению, в выбранных делах не было информации о нумерации самолета летчика Полякова и моторов, стоявших на нем. Стало понятно, что лучше съездить в Подольск самостоятельно.
В силу ряда причин, выкроить неделю для поездки в ЦАМО мне удалось только в марте 2008 года. В воскресенье, 16 марта, я, вместе с командиром поисковой группы «Безымянная» Германом Саксом и его заместителем Алексеем Куровым, сел на вечерний поезд в Москву. Поезд был выбран таким образом, чтобы после прибытия в Москву переехать на Курский вокзал, сесть на электричку до Подольска и появиться в архиве к началу его работы, то есть к 9 часам утра. Специфика работы в архиве заключается в том, что сразу посмотреть интересующие дела нет возможности. Для того чтобы получить к ним доступ, их надо заказать, предварительно просмотрев опись дел, находящихся на хранении в архиве. При этом описи дивизий, корпусов, армий и более крупных соединений можно получить в отдельной комнате непосредственно в день обращения, а описи дел полков необходимо также заказывать. Заказанные дела или описи приносятся в читальный зал только на следующий день, а в некоторых отдельных случаях — через день.
Таким образом, все, что я мог сделать в понедельник — посмотреть описи дел 36-й бомбардировочной авиадивизии, в состав которой входил 42-й авиаполк дальнего действия, и заказать те из них, которые могли содержать информацию об интересующих меня событиях. Я решил не тратить время на заказ описи дел 42-го авиаполка, так как общая отчетность о его материальной части все равно отправлялась в дивизию, и заказал ее дела.
Здесь также необходимо отметить, что максимальное количество дел, которые исследователь может получить на руки, не должно превышать 10, а в самом крайнем случае — 15 единиц.
Для того, чтобы было понятно, о чем идет речь, я вкратце обрисую общую структуру хранения информации в архиве. Все документы, находящиеся на хранении в архиве, распределены по большому количеству так называемых фондов. При этом критерием отнесения конкретного дела к конкретному фонду может служить различная содержащаяся в нем информация. Так, например, в фондах № 33 и № 58 ЦАМО содержатся сведения о безвозвратных потерях. Соответственно, большая часть донесений о людских потерях всех подразделений сухопутных частей, авиации, танковых и других родов войск (кроме флота) сосредоточена в этих фондах. Другим критерием формирования фондов может служить принадлежность документов конкретному воинскому подразделению. Например, документы управления 36-й бомбардировочной авиадивизии сведены в фонд № 20 121.