Говорит Стив Джонс
Просто здорово. Спасибо вам. Помимо электронной и голосовой почты вас могут отвлекать самые разные вещи. Подумайте об этом. Когда вас отрывает от дела другой человек, вторгающийся в ваше пространство – по телефону или заглядывая в кабинет, еще непонятно, что это предвещает. Сразу трудно сказать, отвлечение это или, наоборот, нечто полезное, относится ли к квадранту № 1 или нет. А может быть, это что-то из квадранта № 3?
Вы можете отвлечься незаметно для себя. Представьте: вы над чем-то работаете и вдруг ощущаете, что в комнате кто-то есть. Вы поднимаете голову и в дверном проеме видите еще не самого́ человека, а только одну его голову. Вы понимаете, что кто-то хочет встретиться с вами глазами. Как только вы поднимаете голову, голова пришельца произносит: «Есть минутка?» И что мы обычно отвечаем? «Конечно, заходи». Разумеется, владелец головы заходит. Он присаживается или заходит и говорит нечто вроде: «Ну, Гарри, как дела? Как выходные? А я так ужасно провел время. У моей дочки была такая ангина…» В этот момент вы начинаете думать: «А кому это интересно? Ты меня ни с кем не спутал?» И все потому, что согласились поболтать, а ваш собеседник использовал эту возможность. Иногда он даже может поинтересоваться вашими делами.
Однако вы видите, что этот разговор вам навязывается. Он нужен лишь человеку, который заглянул в ваш кабинет. Примите решение. В этой папочке об отвлечениях говорится, что есть три типа отвлечений: необходимые, которые касаются вас и требуют немедленных действий. Они относятся к квадранту № 1, но сейчас заниматься ими не время. Есть отвлечения не необходимые. Если я на месте, это еще недостаточная причина, чтобы меня отвлекать. Когда вас отрывают от дел, нужно решить, как к этому отнестись.
Тот, кто к вам обращается, еще не знает, как вы поступите. Если я к кому-то вхожу и говорю «Гарри, как выходные?», а он отвечает «Я объелся» или что-то вроде этого, а потом спрашивает «Тебе что-нибудь нужно?», то такое поведение мы называем «подстройкой». Если же тот, к кому мы пришли, говорит «Ты зачем пришел?», это уже будет вопрос «по существу». Он ставится непринужденно, но совершенно конкретен. Скажем, можно его сформулировать так: «Стив, выходные прошли прекрасно, спасибо. Ты зачем пришел?» И тогда я должен сказать, зачем к нему заглянул. В этот момент человек принимает решение, нужно ли ему сейчас мною заниматься.
Если дело важное, то человек прерывается и начинает действовать в соответствии с изменившимися обстоятельствами.
Может быть, коллега пришел с важным вопросом, но не вовремя? Иными словами, да, это входит в ваши обязанности, но вы говорите, что можете выполнить просьбу в течение часа. Время указано. Не пытайтесь отделаться, а скорректируйте планы. Если вы будете невнимательны к людям, они этого не потерпят или будут на вас злиться. Вы можете сказать мне: «Стив, давай займемся этим в два часа? Мне нужно закончить то, что я делаю». Если в два часа мне встречаться неудобно, то я об этом скажу, и мы сможем договориться иначе. Правда, такой диалог не всегда получается, особенно когда с просьбой обращается начальник.