Мы говорили, что дело можно перенаправить или перепоручить кому-то. В чем разница?
Говорит один из участников семинара
В ответственности. Кто будет отвечать за исход дела? В первом случае я – только промежуточное звено, и исход дела меня не интересует. Во втором я должен сам проследить за выполнением задачи.
Говорит Стив Джонс
Конечно. Если я перенаправляю материалы, вероятно, они ко мне не вернутся. Я поручаю заниматься ими другому сотруднику, потому что знаю: это – не мое дело.
Если я даю кому-то поручение, то должен проследить за результатом. Еще раз о различии между делегированием и отфутболиванием. Когда вы кого-то отфутболиваете, то пытаетесь избавиться от того, что вам неприятно, а когда делегируете – передаете поручение человеку, которому действительно следует заниматься данным делом. Однако здесь требуется обратная связь: нужно назначить дату, когда человек должен вам перезвонить, ответить или вернуть документ.
Сведения такого рода следует хранить в рубрике «Не упускать из виду»; держать их в памяти не стоит. Вся поступающая информация должна сортироваться. Если вы выставляете фильтры, даже на уровне электронной почты, вам становится проще принимать решения о том, что следует сделать с сообщением: сохранить его, стереть или включить в категорию «удалять всегда».
Последний комментарий относительно отвлечений, проволо́чек, электронной и голосовой почты – относительно всей поступающей информации, и можно будет подводить итоги дня.
Вот что я хочу сказать. Давайте вспомним все, о чем мы сегодня говорили:
• матрица управления временем;
• фокусировка на квадранте № 2 «Эффективность и баланс»;
• ценности, цели, роли;
• недельное планирование;
• ежедневное планирование;
• процесс планирования в целом;
• список приоритетов дня, основанный на плане недели;
• работа с потоком информации…
Если вы освоите эти понятия и приемы, если вы будете действительно убеждены, что план дня соответствует вашим приоритетам, уверенность в правильном решении последних четырех вопросов, над которыми мы сейчас работали, – электронная и голосовая почта плюс то, что отвлекает или заставляет откладывать запланированные дела, – существенно возрастет. Почему? Потому что вы сможете выработать систему координат и составить хороший план. Вы уже не станете хвататься за первое же электронное или голосовое сообщение, не будете поддаваться отвлечениям или попусту тянуть время. Вам нравится составленный вами план, потому что он отвечает вашим основным ценностям, и уверенность в выполнении намеченного возрастает. Подход к работе становится дифференцированным, потому что план хорошо продуман. Мы говорили о планировании своей деятельности применительно к вашему мышлению, каким оно было до сегодняшнего дня, но если вы будете использовать все, о чем мы говорили, то сам ваш подход к этим вещам изменится, станет гораздо более активным и ориентированным на перспективу.