• Конкретизируйте содержание высказываний.
• После подготовительной работы используйте первый принцип пирамиды Барбары Минто: пункты – идеи или высказывания – верхнего уровня должны быть раскрыты при помощи пунктов нижележащего уровня.
Делайте немногочисленные главные мысли документа понятными с самого начала
• Напоминайте контекст в начале документа – но коротко.
• Большинство первых лиц быстро соображают и весьма умны. Они привыкли действовать и принимать решения молниеносно, уяснив главное и не вдаваясь во все детали.
• В отчетах и предложениях первым лицам лучше всего работает подход «от главного к второстепенному». Выделите главные мысли и сообщите их в начале текста. Озвучив главное, представьте пояснения.
• Главных мыслей не должно быть слишком много. Чтобы сфокусировать изложение, руководствуйтесь двумя принципами:
• Главные мысли должны работать на цель документа.
• Принцип МЕСЕ: главные мысли не должны пересекаться или дублировать друг друга, при этом ничто по-настоящему важное не должно быть упущено.
• Отражайте главные мысли в заголовках.
Пользуйтесь шаблонами
• Если у вас нет времени учиться изощренным методам структурирования, используйте один из шаблонов:
• Шаблон 1: «Предложение/запрос»
• Ситуация
• Возможное решение
• Цена вопроса и выгода решения
• План действий и ресурсы (требуется не всегда)
• Шаблон 2: «План – факт»
• Название плана или поручения в заголовке отчета
• Резюме
• Статус «план – факт»
• Шаблон 3: аналитический отчет «Выводы – рекомендации»
• Цель отчета
• Выводы
• Рекомендации
• Результаты исследования
• Методика сбора и анализа фактов и данных
• Информация в отчетах и предложениях может быть структурирована с помощью четырех подходов:
• объектного;
• сравнительного;
• процессного/хронологического;
• комбинированного (сочетание трех предыдущих).
Используйте логику ответов на вопросы первого лица
• Если цель и содержание документа не вписываются в готовый шаблон, хорошо работает метод структурирования с помощью ответов на вопросы.
• Запишите в верхней части листа бумаги цель своего сообщения, а затем мысленно представьте себе диалог на эту тему с первым лицом.
• Запишите важные вопросы, которые вы можете услышать от адресата.
• Расположите эти вопросы в логической последовательности – например, от главного к второстепенному.
• Своим документом (текстом, цифрами, фактами) дайте ответы на эти вопросы.
• Превратите вопросы в заголовки документа, заменив их утвердительными предложениями.
• Если есть такая возможность, на этапе подготовки расспросите адресата, на какие вопросы должен ответить ваш документ. Используйте эти вопросы для создания структуры документа.