Будьте конкретны: опирайтесь на цифры, факты, бенчмарки
Показать цену и выгоду решения проще всего с помощью цифр, фактов, примеров. Но это не единственный довод в пользу конкретности.
Первые лица критичны. Конкретность – одно из главных условий для возникновения у них доверия к выводам и рекомендациям автора документа.
Для принятия решений им нужна точная, конкретная информация.
Многим из нас свойственны три «греха», препятствующих конкретности: оценочные суждения, обобщения и упущения.
Отчет, основанный на оценочных суждениях
Холдинг «С-Вента» недавно приобрел производственное предприятие. Руководитель программы интеграции пишет совету директоров письмо о состоянии дел на этом предприятии. Цель автора – получить согласие с выводами. Вот фрагмент письма:
<…>
Завод находится в плачевном состоянии. Управление складом отлажено плохо. Много проблем с поставками сырья. Производительность труда низкая.
<…>
Оценочные характеристики – «много» («мало»), «хорошо» («плохо»), «эффективно» («неэффективно») и подобные им – не помогают прояснить ситуацию. «Много» – это сколько? Почему вы считаете ситуацию плохой? Что значит «неэффективно»? Неэффективно по сравнению с чем? Без цифр и фактов в этом невозможно разобраться.
Оценочные суждения не дают информации, а лишь характеризуют отношение автора к ситуации. Отношение это вполне может быть предвзятым, ошибочным. Некоторым из нас свойственно приукрашивать реальность и недооценивать проблемы – смотреть на мир сквозь розовые очки. Другие, напротив, склонны к пессимизму, излишне критичны. Поэтому оценочные суждения вызывают у первых лиц закономерное недоверие и желание узнать, что конкретно стоит за такими оценками.
Отчет, содержащий конкретику
<…>
I. Проблемные области:
1. Низкая производительность труда Производительность труда на предприятии на 15 % ниже среднеотраслевой. Причина – зависимость от трех крупных клиентов, с которыми завод работает по разовым договорам. Это вынуждает держать избыточный персонал и оплачивать его простои в расчете на крупный заказ.
2. Перебои в снабжении сырьем Когда я приехал на завод, сырья не было и цех первичной обработки простаивал 3 дня. По словам главного инженера, такая ситуация складывается у них 6–8 раз в году. Причина в том, что они заказывают сырье раз в квартал крупными партиями по 150–200 т и не используют систему поставок «точно в срок».
3. Затоваривание склада готовой продукции