Предложение, содержащее конкретику
<…>
Производительность труда в компании превышает среднеотраслевую на 5 %. Однако доходы рабочих на 12 % ниже, чем в среднем по отрасли.
Это приводит к серьезной проблеме: текучесть среди высококвалифицированных рабочих (помимо выходов на пенсию) составляет в компании 14 % при среднеотраслевом показателе в 6 %. Вследствие этого доля брака выросла за последние годы с 2,5 до 4 %. В финансовом выражении рост 1,5 % соответствует $16 млн ежегодно.
<…>
Чтобы исправить ситуацию, мы предлагаем следующее:
<…>
Третьим препятствием на пути к конкретности является упущение информации.
Начальник департамента исследований и разработок пишет генеральному директору о ходе проекта по созданию нового изделия. Цель автора – отчитаться о статусе проекта и получить согласие на продолжение работы в прежнем темпе.
<…>
Появилась информация о том, что НПЦ «Геостатика» начал разрабатывать новое изделие, аналогичное нашему. Но у нас есть надежда на завершение проекта в ближайшее время. Думаю, что мы сможем опередить конкурентов. Поэтому предлагаю придерживаться графика работы, согласованного ранее.
<…>
После прочтения подобного текста у генерального директора, скорее всего, возникнет множество вопросов. И начальнику департамента лучше бы дать на них ответы. Откуда появилась информация о планах конкурента? Она достоверна – или это предположение, основанное на слухах? Что значит «надежда на завершение проекта в ближайшее время»? Когда именно наш проект будет завершен? А когда будет завершен проект конкурентов? Так кто же первым выйдет на рынок и сможет «снять сливки»?! Сплошные упущения.
Отчет, содержащий конкретику
<…>
Неделю назад генеральный директор НПЦ «Геостатика» дал отраслевому журналу интервью о том, что они начали разработку нового изделия, аналогичного нашему. Они рассчитывают закончить испытания и запустить его в серию в июле следующего года. Наше изделие пойдет в серию на 5 месяцев раньше – в феврале следующего года.
<…>
Поэтому:
<…>
Упущения могут грозить не только цифрам и фактам.
Некоторые авторы, ставя себе целью получить решение первого лица, не указывают срок, в течение которого им необходим ответ. В ряде ситуаций задержки допустимы. Однако есть вопросы, которые не могут ждать. В таких случаях следует просить не просто «рассмотреть вопрос», а сделать это до конкретной даты, указывая, с чем связана срочность.
Иногда авторы документов не указывают единицы измерения для приводимых ими чисел, заставляя читателей гадать, идет ли речь о тоннах или килограммах, о рублях или евро, о тысячах или миллионах.