• В предложениях выделяйте субъект, действие и объект. Используйте прямые связи между субъектом, действием и объектом.
• Без необходимости не нарушайте логику «причина – событие – следствие».
• Не злоупотребляйте непонятной терминологией и размытыми понятиями. Используйте простой бизнес-язык.
Часть 5. Как сократить все лишнее?
Сокращайте все, что не имеет отношения к цели и главным мыслям документа
• Чем короче документ, тем выше шанс, что занятый руководитель внимательно прочтет его.
• Для сокращения документов используются те же основные принципы, что и для создания.
• Чтобы сократить все, что не имеет отношения к цели и главным мыслям, используйте принцип пирамиды:
• сформулируйте цель документа;
• найдите главные мысли – пункты верхнего уровня;
• сохраните только те главные мысли, которые имеют прямое отношение к цели документа;
• рассортируйте всю остальную информацию (детали) – сделайте ее подпунктами главных мыслей;
• оставьте только те подпункты, которые критически необходимы для аргументации и иллюстрации главных мыслей.
• Одну и ту же идею можно выразить текстом, таблицей или графически. Выбирайте экономную форму, которая наиболее прямо и быстро доносит мысль до адресата. Не стремитесь к украшательству.
• Если ваш отчет или предложение содержит варианты решения, предлагайте к рассмотрению лишь те из них, которые действительно имеют смысл. Не пытайтесь показать все теоретически возможные варианты.
• При сравнении вариантов используйте лишь те критерии, которые действительно важны для принятия решения.
Когда длинный документ невозможно сократить, сопровождайте его выжимкой (executive summary)
• Цель выжимки – донести до читателя главные мысли основного документа, не вынуждая читать сам документ.
• Содержание и структура выжимки полностью зависят от цели и содержания основного документа.
• Выжимка должна быть полностью понятна без ссылок на основной текст.
• Размер выжимки – не более одной страницы А4.
• Как правило, выжимка – это первая страница основного документа (после обложки, перед оглавлением) или тело электронного письма (при этом основной документ находится во вложении).
• Если ваш документ можно прочитать за 5 минут и он составлен хорошо, отдельная выжимка не нужна.