Любая компания, какого бы размера она ни была, должна доносить свои сообщения до целевой аудитории. Товары не будут продаваться, если о них не узнают покупатели, а проекты выполняться, если команды не обнародуют свои цели. Качество продукции не улучшится, если компания не станет прислушиваться к мнению потребителей. Обмен информацией, или общение, занимает центральное место в любой работе, поэтому эффективные коммуникации дают вам неоспоримое преимущество.
Одно время я работала в организации, которой вполне подошло бы название «Прозаседавшиеся». А на моей визитке следовало бы написать: «Эрин, профессиональный участник совещаний». Каждый рабочий день у меня уходило на это занятие от трех до пяти часов, хотя чаще всего мое присутствие было совершенно необязательным. У этих встреч не существовало никакой повестки дня. Докладчики просто слово в слово зачитывали текст со своих слайдов презентаций, сделанных в программе PowerPoint, а присутствующие редко принимали какое-нибудь решение. Через десять месяцев я нашла себе другую работу и уволилась. Вряд ли вас удивит, если я сообщу, что той организации уже больше нет.
С тех пор я побывала еще на сотнях различных встреч и пришла к заключению, что их существует всего четыре типа.
1. Собрание акционеров и/или совета директоров. В зависимости от размера и структуры компании или организации такие мероприятия могут быть обязательными согласно требованию закона. Если их не проводить, то можно и в тюрьму угодить.
2. Мозговой штурм. Выдвижение творческих идей необходимо любой организации или компании. Мозговой штурм способен принести огромную пользу. Но следите за тем, чтобы количество его участников не превышало десяти человек, а также весьма желательно хотя бы за 24 часа до начала мероприятия разослать его тему участникам по электронной почте. Это позволит людям заранее подумать над вопросом. Еще полезно на роль модератора (распорядителя) назначить человека, непосредственно не участвующего в процессе. Дискуссия должна быть оживленной (возможно, даже горячей), причем в центре внимания должны находиться идеи, а не люди.
3. Стратегические встречи. Наиболее продуктивны, если количество участников не превышает десяти человек, причем все они присутствуют. Повестку дня, где каждый пункт посвящен общим стратегиям развития организации или команды, следует разослать хотя бы за 24 часа до начала совещания. Избегайте презентаций, лучше сосредоточьтесь на дискуссиях по делу. Используйте таймер, чтобы ограничивать длительность выступлений, и привлеките модератора — эти два способа помогут участникам сконцентрироваться на теме обсуждения, а не уходить в сторону. Я обнаружила, что совещания проходят эффективнее, если запретить присутствующим приносить с собой еще что-нибудь, кроме любимой кофейной чашки или бутылки воды (никаких ноутбуков, карманных компьютеров, коммуникаторов BlackBerry и т. д.). В начале собрания людям раздаются чистые блокноты и ручки. Исключением из данного правила могут стать справочные материалы, согласованные с организатором мероприятия. Они копируются и раздаются участникам в качестве дополнительной информации к какой-нибудь теме (допускается выводить материалы на ноутбук людям с ограниченными физическими возможностями). Лучше всего проводить такие встречи регулярно, в строго определенное время (например, ежегодно, раз в полгода, ежеквартально). Именно на них определяется стратегический курс развития организации или подразделения.