Телефон. Когда я была восьмиклассницей, то каждый вечер болтала по телефону не меньше грех часов. Сейчас я даже не помню, о чем конкретно мы говорили с подругами так невероятно долго. Но вы ведь не сомневаетесь, что это были беседы о мире во всем мире и поиске лекарства от рака, а никак не о мальчишках, последних школьных сплетнях и нашей неотразимости. Теперь я трачу на общение по телефону в среднем меньше двух часов в неделю. Я убеждена, что каждому человеку на протяжении всей жизни отмерено свыше определенное количество времени на телефонные разговоры, и я израсходовала почти всю свою норму в 13-летнем возрасте.
Я стараюсь свести к минимуму телефонные переговоры, особенно в офисе, и пришла к выводу, что это очень разумное поведение. Если мне кто-то звонит и оставляет сообщение голосовой почты, я посылаю этому человеку СМС или электронное письмо, в котором кратко излагаю содержание голосового послания и даю ответ. Недостаток общения по телефону состоит в том, что не остается записи. Вам не на что сослаться впоследствии, и вы не можете выполнить поиск слов, употребленных во время разговора. Все решения или указания, прозвучавшие по телефону, могут быть пропущены мимо ушей или быстро забыты. Это устройство подходит для сообщения деликатной информации своим знакомым (например, о том, что коллега из другого подразделения нашел местечко получше и уволился), но не для передачи фактов или данных. А поскольку все же большинству из нас на работе приходится иметь дело именно с последними, то телефону следует отвести место в конце списка различных форм коммуникации. Но, несмотря на сказанное, полностью отказаться от него на работе невозможно. Бывают сложные ситуации, и чтобы найти из них выход, порой без телефона просто не обойтись. Ниже приведены рекомендации по его разумному использованию в подобных случаях.
— Запишите основные моменты разговора. Прежде чем поднять трубку, вкратце перечислите на бумаге вопросы, которые вам надо затронуть в разговоре. Это особенно важно перед селекторным совещанием («конференцией по телефону»). Никогда не звоните, не определившись, какой цели хотите добиться в ходе беседы. Если вы не можете сформулировать ее, отложите звонок.
Установите воображаемый таймер. Каждый раз, позвонив человеку, вы отрываете его от дела, которым он был занят в данный момент. Уважайте его время, старайтесь, чтобы ваш звонок был как можно короче. Когда же звонят вам, то сразу же сообщите собеседнику, сколько времени вы можете ему уделить. Большинство телефонных разговоров должны начинаться следующим образом. Вы: «Добрый день, это ИМЯРЕК». Звонящий: «Добрый день, это ИМЯРЕК. Как ваши дела?» Вы: «Все в порядке. У меня есть X минут. Чем могу вам помочь?» Если человек на другом конце провода рассчитывал на большее, то предложите ему перенести разговор на другое время: «Вы не против, если мы побеседуем сегодня после обеда в три? Я как раз освобожусь».