Выделяя из социальной коммуникации одну из форм – документную коммуникацию, отметим, что ее реализация требует ограниченных по спектру средств, условий осуществления и правил, по которым эта коммуникация осуществляется. Для документной лингвистики важны все три аспекта.
Если говорить об общих правилах осуществления документной коммуникации, то для документной лингвистики всегда принципиальным являлся выбор таких лингвистических средств, которые устойчиво используются в документных текстах. Общие правила документной коммуникации заставляют обращать внимание на сложившиеся правила подготовки документных текстов. Правила включают: а) типологический выбор документа, соответствующего конкретной внеязыковой ситуации; б) соблюдение правил, которые бы обеспечили подготовку такого документного текста в составе документа, соответствующего установившейся и закрепленной унифицирующими документами практике; в) учет правил, имеющих технологический характер: подготовка вариантов-черновиков текста, редактирование по содержательным и формальным параметрам, вычитка, оформление на носителе. Соблюдение всех этих правил включает совершенно очевидные лингвистические составляющие, или же полностью на них основано.
Условия документной коммуникации также в значительной степени влияют на состав используемых знаковых средств. Высокий уровень формализации специальных и профессиональных отношений во многом определяет сужение набора лингвистических средств, которые могут быть использованы в документной коммуникации. Установление типовых форм деловой коммуникации, выработка устойчивых алгоритмов, по которым строится последовательность коммуникативных действий, анализ влияния факторов времени, совершенствование технологического обеспечения документной коммуникации, связанное прежде всего с внедрением электронного документооборота, – все эти составляющие влияют на выбор средств, используемых в документных текстах.
Используемые документные средства, если рассматривать их самые общие признаки, имеют следующие особенности и свойства.
1. Ограниченность лексико-фразеологического состава, используемого при создании документных текстов. Относительная устойчивость этого состава для текстов одной документной группы.
2. Высокая степень неравномерности использования лексико-фразеологических средств различных лексико-семантических и лексико-грамматических групп: нейтральная в эмоционально-оценочном отношении лексика, терминологические единицы, канцеляризмы, речевые клише. Отметим ограниченное использование таких единиц, как местоимения, невозможность использования междометий и звукоподражательных слов.