Монологичность и косвенная форма изложения. За исключением такого функционального вида документов, как протоколы, тексты документов имеют монологический характер. Монологический текст – это текст, который является результатом фиксации речи одного лица; текст, в котором представлен один автор. Это обстоятельство является важным для условий и результата документной коммуникации. Текст становится более однородным как с точки зрения своей организации, так и с позиций субъектной определенности: конкретизируется адресант документного послания. Кроме того, монологичность связана с функциональными задачами документов, с их констатирующим, директивно-обязывающим характером.
Косвенная форма изложения в документном тексте предполагает отсутствие цитат, однако этот принцип не относится к текстам научно-технических документов. Для косвенной речи, как считают специалисты, характерна нейтральность, «отчуждение» от аромата прямой речи, как считает Г.Я. Солганик. При этом сохраняется текстовая однородность и одновременно снимается субъективность изложения. Косвенный характер деловой речи не только создает нейтральность окраски – он делает документный текст более однородным в синтаксическом отношении, что соответствует тенденции к унификации синтаксических моделей, используемых в текстах документов.
Коммуникативная полнота, обусловленность регламентирующими условиями коммуникации. Документная коммуникация часто предполагает документный обмен, ситуации, при которых адресант и адресат меняются ролями, обмениваясь информацией, имеющей документную форму При этом каждый последующий документ соответствует специфике внеязыковой ситуации, складывающейся в предметной области, обслуживаемой и оформляемой с помощью документных средств. Соответствие того или иного документа определенной производственно-деловой, технологической или научно-производственной ситуации, корреляция между документом ограниченной видовой отнесенности, его лингвистическими параметрами и фрагментом реальных производственных действий и состояний дает основание говорить о том, что документный текст обладает свойством полноты с точки зрения представления определенного фрагмента реальной действительности. Эти соображения приобретают особый смысл при исследовании унификации документов и входящих в них текстов. Коммуникативная полнота документного текста заключается в том, что текст, входящий в документ, исчерпывает фрагмент реальной действительности, которому документ посвящен. В отличие от текстов художественных или публицистических документные тексты практически не предполагают продолжения самих себя, возможно лишь появление нового документа, даже если по своим видовым параметрам он будет совпадать с предыдущим документом.