Работа над ДТ, как сложный вид деятельности, предполагает владение теоретическим и практическим инструментарием, который включает собственно лингвистические знания, а также умение осуществлять технические и аналитико-синтетические операции.
Технические операции по подготовке и обработке текстов связаны в большей степени с оформлением текста, с приданием тексту желаемых внешних черт и характеристик. Техническая обработка также включает операции по репродуцированию, переносу текстов с одного носителя на другой. Этот вид обработки текстов не затрагивает их содержания, меняется форма представления содержания, заключенного в тексте.
В документной практике техническая обработка текстов имеет большое значение. Она совершенствуется по мере развития технических и электронных средств, работающих в документных областях. Рассмотрим лингвистические аспекты наиболее частых видов технической обработки.
1. Набор и форматирование документного текста. Лингвистические составляющие этих технических действий – выбор шрифтов, определение их размеров, установка межстрочных и абзацных отступов, размеров полей, определение положения текста на носителе. Очевидно, эти параметры в большей степени относятся к области лингвистической эстетики, однако для документных текстов здесь действуют и внешние, унифицирующие правила, определяющие вид документа и его соответствие образцам.
2. Копирование текста. При простом копировании текстов имеется в виду создание необходимого количества копий; могут меняться существенные и несущественные параметры (например, цвет и плотность бумаги, ее формат в небольших пределах, реже – материал носителя: копирование на пластик или ткань). Текст сохраняет лингвистические особенности, однако знаки могут менять цвет, насыщенность. В ряде случаев (при пропорциональном копировании) может меняться размер знаков, формирующих текст (хорошо известное копирование с уменьшением или увеличением формата).
3. Проверка формальных характеристик текста. Этот вид работы с текстом входит, как правило, в комплекс редакторских процедур. В процессе проверки и обработки тексту придается тот вид, который соответствует установившимся правилам оформления текстов. Речь идет о положении текстовых компонентов на носителе, о подборе размера и цвета самого носителя, об исключении диспропорций и «текстовых некрасивостей», например, переноса одного слога в абзацах, состоящих из одного предложения:
Необходимые документы будут переданы в предусмотренные законом сроки.
Разнообразие документов определяет широту диапазона формальных характеристик текстов, входящих в разные типовые групп. Этот вид технической обработки текстов требует не только лингвистического вкуса, но и наличия реального опыта по подготовке и обработке текстов определенных документных классов.