Очень важно понимать в какой формат пользователь может самостоятельно перевести свои документы, чтобы иметь возможность прочитать их с помощью различных устройств или с помощью специализированных программ. Не стоит отбрасывать в сторону возможность последующего редактирования оцифрованного документа. Если используется оцифровка книг, журналов или газет, а в последнее время ещё и статей из Интернета, то и здесь форматы могут использоваться по принципу простоты создания, архивирования и каталогизации, нежели целевого выбора и последующего комфорта чтения. Очень важно учитывать объем информации.
В результате контент может быть подготовлен фактически в любом формате, без определения качества, масштабируемости, «веса». Довольно часто использование форматов опирается на убеждение в принадлежности к чему-либо, чем на изначальную цель, которую закладывал в формат его разработчик.
Профессионалы могут поступать несколькими способами в зависимости от последующего качества применения и выделенных для этого ресурсов, в том числе и финансовых, а не только технических или людских:
• Создавать контент по природному происхождению и предназначению формата.
• Использовать формат ради последующей защиты, а не обязательного комфорта во время чтения.
• Или идти по самому короткому пути, как и обычный пользователь, упрощая создание цифрового контента, сокращая время, экономя бюджет. Для этого формат может быть выбран любой, лишь бы он мог быть доступен, и понимаем профессионалу.
• И самое неприятное свойство из всех перечисленных — неграмотность профессионала, который создаёт цифровой контент. Нет никакой разницы между созданием документа для чтения, но ради редактирования. Или наоборот, когда контент нужно сохранить для редактирования, а не для чтения в том виде, в котором невозможно создавать исправления и дополнения в тексте. На экране такой документ может выглядеть восхитительно и ради этого все создавалось неправильно.
Назначение форматов проще всего воспринимать правильно, если воспользоваться трактовкой термина — предназначение формата, определения того, ради чего нужно создать контент в определённом виде или, иначе говоря, «форме». В любом случае должна главенствовать конечная цель, которая сопоставляется с используемыми средствами (ресурсами в том числе) и возможностью последующего применения, хранения или всё одновременно.
Назначение форматов формируется за счёт нескольких свойств: возможности формата, предназначения, в которое включены свойства по созданию, редактированию и последующему чтению, причём следует учитывать конечную платформу для осуществления целей.