1. Сформулируйте цель собрания и проконтролируйте, была ли она достигнута.
2. Разбейте встречу на части и в общих чертах наметьте их содержание, основную тему.
3. Заранее определите длительность проведения собрания (час-полтора) и время, отведенное на рассмотрение каждого пункта его повестки.
4. Предоставьте участникам встречи перечень материалов, с которыми нужно ознакомиться заранее и которые необходимо принести с собой.
5. Поручите подготовку собрания некоторым из его участников и сообщите об этом остальным.
6. Оповещая людей о собрании, уточняйте: «присутствие желательно» или «явка обязательна».
Каким должно быть объявление о собрании?
• Своевременным.
• Интересно сформулированным.
• Побуждающим к размышлению.
Хорошая подготовка – залог успеха
Лично попросите нескольких участников собрания провести подготовительную работу. Обмен мнениями в неформальной обстановке подтолкнет к размышлению. Предварительное обсуждение сэкономит время собрания.
Набросайте план собрания. Выделите ключевые темы обсуждения.
Определите также основные формы работы: доклад, совместный анализ данных, обсуждение вопросов, формирование рабочих групп и т. д.
Подготовьте вспомогательные иллюстративные материалы, которые помогут обратить внимание аудитории на основные моменты изложения и облегчить их понимание. Но не слишком увлекайтесь, иначе это утомит участников собрания и сделает их пассивными наблюдателями.
Ваши верные помощники – локальная сеть и Интернет
С их помощью вы сможете:
• выбрать подходящую для всех участников дату встречи; предварительно оповестить их о цели и повестке дня собрания, предложить сотрудникам внести свои дополнения;
• обеспечить участников всей необходимой предварительной информацией: например, разослать по электронной почте документацию и указать источники для справок;
• предоставить выступающим возможность ознакомить всех участников с материалами, которые по их мнению необходимо рассмотреть заранее;
• предоставить возможность каждому участнику заблаговременно сформулировать вопросы для обсуждения;
• открыть общее обсуждение на электронном форуме.
Благодаря такой подготовке, собрания будут проводиться продуктивнее: вам больше не придется тратить время на передачу информации, которую можно заранее донести до всех другими, более оперативными способами.
Для экономии времени и средств введите в практику:
• собрания по телефону (при необходимости с использованием факса);
• телеконференции;
• общие обсуждения на электронном форуме.