• разрядить обстановку шуткой;
• прояснить мотивы того или иного выступления, причины разногласий;
• правильно представить выступающего;
• обратить внимание докладчика на реакцию окружающих;
• предложить посмотреть на ситуацию со стороны и обменяться мнениями по поводу стиля общения;
• показать собравшимся, что обсуждение зашло в тупик;
• или наоборот, вызвать у них чувство гордости за достигнутые результаты.
Наглядность активизирует работу
1. Лучше всего иметь две флип-чартерные доски, тогда одну из них можно использовать исключительно для записи выводов.
2. По мере необходимости вывешивайте на листах бумаги важную для усвоения информацию.
3. Напишите цель собрания на доске.
4. Запишите и поясните порядок предстоящей работы.
5. Отображайте на доске ход собрания, фиксируйте употребляемые термины.
6. Записывайте промежуточные выводы, пункты, по которым достигнуто согласие.
7. При этом не концентрируйтесь исключительно на доске, сохраняйте визуальный контакт со слушателями.
8. Пишите крупно, понятно.
9. По возможности, заранее подготовьте необходимые графики, рисунки или таблицу для классификации внесенных дополнений к повестке дня.
10. Предлагайте участникам самим активно использовать доску.
Если выступающий многословен, сделайте краткое резюме сказанного или предложите ему подвести итоги.
Подчеркните общую точку зрения, отметьте те аспекты, по которым достигнуто согласие.
Делайте промежуточные выводы по ходу обсуждения и убедитесь, что участники согласны с ними.
Резюмируйте противоположные точки зрения и найдите в каждой из них рациональное зерно. Совместно выработайте третью точку зрения, учитывающую обе конфликтующие позиции и предлагающую конструктивное решение.
Разногласия – хорошее топливо для дискуссий и коллективного обсуждения. Ведение собрания – это искусство обобщения противоположных точек зрения, позволяющее перейти от пустого декларирования к продуктивному анализу.
Иногда разные точки зрения оказываются непримиримыми. Укажите участникам собрания на очевидный вред такой позиции для работы собрания в целом и для каждого из присутствующих.
1. Начинайте и заканчивайте собрание в назначенное время, соблюдайте объявленные перерывы.
2. Контролируйте время сами или назначьте одного из присутствующих.
3. Не выходите за временные рамки, предусмотренные для каждой части собрания.
4. Напоминайте о поставленной цели, когда теряется нить обсуждения.
5. Не давайте воли болтунам, призывайте их к лаконичности.
6. Наглядно показывайте, насколько продвинулась работа за время собрания, и формулируйте задачи, которые еще предстоит решить.