• регулярно пересматривать цели проекта, проверяя, остались ли прежними планы заказчика (если они изменились, необходимо оперативно внести эти изменения в проект).
Все эти задачи, кроме первой, требуют постоянного внимания в течение жизненного цикла проекта. В небольших проектах управленческие функции не отнимут у вас много времени, и вы сможете выполнять и другие работы. В более крупных проектах роль менеджера требует полной самоотдачи.
Хороший менеджер всегда знает, как продвигается проект. Необходимо постоянно взаимодействовать с членами команды: информировать о новых задачах, контролировать работу. Управление проектом требует полной концентрации внимания и постоянного мониторинга действий всех участников проекта.
Прежде чем рассказать об этой части работы менеджера проекта, я поясню, что следует делать в первую очередь. Настало время познакомиться с четырьмя важнейшими терминами из области управления проектами:
• текущий статус;
• проблемы;
• риски;
• изменения.
Измерение и отслеживание статуса
Главная задача менеджера проекта – управление работами, т. е. он должен обеспечить достижение результата в установленные сроки и не выходя за рамки бюджета.
Управляя проектом, вы гарантируете, что работа всех членов команды идет в соответствии с планом и отвечает требованиям заказчика. Для этого нужны инструменты оценки выполнения хода работ. Один из них – это план, но план – всего лишь прогноз на будущее, а не констатация фактов. Выполнение любого проекта не обходится без проблем, и план дает возможность менеджеру проекта судить о том, как реализуется проект и при необходимости оптимизировать ход работ. Рассмотрим как пример задачу по переезду офиса:
• если Дэвиду поручено приступить к работе 1 сентября, он так и должен сделать, иначе мы отстанем от графика;
• то же самое и с завершением работы – если Дэвид не выполнит ее к 15 сентября, мы тоже отстанем от графика.
В обоих случаях, если вы хотите, чтобы проект выполнялся строго по плану, необходимо приложить для этого определенные усилия. Впрочем, не забывайте, что, составляя план, вы отводили на решение задач разумное время, но не максимум, так что при выполнении некоторых задач задержки вполне возможны. Само по себе это не проблема, периодически вы будете запаздывать с выполнением работ, но необходимо быть в курсе всех затруднений, вовремя принимать нужные решения и действовать соответственно.
Оценивая ход выполнения работ, учитывайте, что важно не то, сколько времени вы потратили на решение задачи, а то, насколько вы близки к завершению. Если вы проработали над задачей пять дней из десяти, отведенных на ее решение, это не означает, что вы решили ее на 50 %. Вы лишь израсходовали половину времени. С точки зрения менеджера проекта, решение задачи на 50 % означает, что выполнена половина необходимых работ. Довольно трудно оценить, насколько полно решена задача, поэтому можно руководствоваться очень простым правилом – считать, что задача или решена полностью, или не решена вообще.