Метод микрорешений сам по себе является организующим инструментом, с помощью которого вы меняете свое поведение и достигаете результата. Сосредоточившись на одном-единственном изменении привычного уклада, вы сэкономите время и станете эффективнее. Изменение не должно быть всеохватывающим и сложным, это всего лишь шаг, который превратит требующую психологических усилий деятельность в автоматическую. Определите конкретный элемент, нуждающийся в исправлении, и сделайте его объектом микрорешения. Если каждый раз вы в стрессе ищете записи и документы, подумайте, почему их так трудно найти. Нужно посмотреть кипы бумаги на столе? В компьютере (ноутбуке) множество версий, через которые нужно пробраться к искомой? Сделали заметки к презентации и забыли дома? Ваша файловая система настолько не выстроена, что один документ может оказаться в нескольких категориях? Проанализировав огрехи своей нынешней системы хранения документов (или вообще осознав ее отсутствие), можно решить для себя, что главное – находить протоколы и материалы прошедших встреч. Можно взять за правило сохранять важные записи, сделанные во время заседаний, в электронном календаре, или создать папку с документами, расположенными в хронологическом порядке, – так вы быстро найдете и просмотрите их. И будете уверены, что у вас есть правильно организованная папка с ключевыми документами и записями. Поддерживать эту систему нужно безо всяких оговорок, занося туда все записи либо сразу после встреч, либо в конкретный день. Для начала можно сосредоточиться на новой папке для одного вида переговоров, чтобы на ее примере выработать привычку и ощутить преимущества такого подхода, при этом минимизировав помехи.
Любая система, которую вы создаете для себя, будет надежна, если поддерживать ее регулярно. Начните с самого простого формата, постепенно усовершенствовав его по своим потребностям. Удивительно, но простейшие организационные навыки способны повысить нашу продуктивность.
Зак был привязан к своему смартфону и зависел от него и в личном плане, и в профессиональном. Каждую неделю он получал множество звонков с неизвестных номеров. Он редко добавлял их сразу же в контакт-лист, предпочитая подождать, пока не станет понятно, нужно ли добавлять данные собеседника в телефонную книгу. Когда Заку нужно было найти какой-то номер, который он еще не заносил в список контактов, он просматривал все входящие звонки, зачастую прослушивая несколько голосовых сообщений, прежде чем найти то, что надо. Поскольку он использовал архив голосовой почты как некую разновидность хранилища пока еще не постоянных контактов, его ящик часто был заполнен до предела.