Будьте открыты и сопереживайте собеседнику
Сопереживание – это умение поставить себя на место другого человека. Задайте себе вопросы «Что представляет собой человек, с которым я буду общаться? Каковы его потребности и интересы? В каком он сегодня настроении?». Активно сопереживая людям при обмене информацией, мы пытаемся «настроиться на волну» получателя и адаптировать способ кодировки и передачи сообщения к конкретному человеку и к ситуации. Все это способно снизить вероятность неверного понимания при декодировании вашего сообщения.
Например, при общении с одними людьми нужны подробности и повторы, и им, судя по всему, лучше отправить письмо или служебную записку. Другие лучше реагируют на информацию, представленную в менее структурированном виде и без лишних деталей. В этом случае подойдет неформальная беседа. Есть люди, чрезвычайно остро реагирующие на критику. Они обычно отсеивают или неправильно истолковывают любые предложения, если они не представлены в дипломатичной и корректной форме.
Сопереживание в ходе общения означает также вашу неизменную открытость. Старайтесь избегать необдуманных суждений, оценок и стереотипов. Искренне постарайтесь увидеть, прочувствовать и понять ситуацию и проблему с точки зрения другого человека. Это отнюдь не означает, что вам следует соглашаться со всем, что говорит собеседник; это означает, что вам надо постараться понять его.
Наладьте обратную связь
Обратная связь устанавливается разными способами. Первый заключается в том, чтобы задавать вопросы. Например, обсудив с работником изменение рабочей процедуры, можно задать следующий вопрос: «Итак, Билл, с чего, по-вашему, нам следует начать?». Его надо задать спокойным тоном, внимательно выслушать Билла и сравнить его ответ с тем, что было сказано вами. Если важных моментов много, их лучше записать. И в любом случае, по всей вероятности, будет правильно впоследствии направить подчиненному служебную записку с изложением основных пунктов вашей беседы.
Еще один подход – попросить человека пересказать услышанное. Можно, например, сказать так: «Боб, чтобы я был уверен, что ничего не забыл, перескажите мне, что вы считаете самым важным в этом проекте».
Второй способ получения обратной связи – внимательное наблюдение за жестами и интонациями, указывающими на то, что человек вас не понимает. Например, вы объясняете новое задание работнику и видите на его лице напряженность. А может, вы замечаете легкое раздражение или собеседник старается не смотреть вам в глаза? Эти сигналы скажут вам, что человек, возможно, не до конца понял задание или расстроен им. Все это сигналы обратной связи, свидетельствующие о возможном недовольстве или непонимании собеседника. Заметив их, можно воспользоваться первым способом – задать вопросы, как описано выше.