1. Менеджеру отдела продаж нужно поднимать трубку, когда прозвучит второй звонок телефона (на первый звонок следует отвлечься от текущего занятия).
2. Получив от секретаря вводную информацию, менеджер должен подготовить первые фразы для дальнейшего разговора.
3. После переключения связи на представителя организации – потенциального клиента менеджер отдела продаж должен назвать себя и поприветствовать собеседника.
4. Если собеседника плохо слышно, менеджеру отдела продаж следует попросить его говорить громче или перезвонить.
5. После того как звонящий озвучил свой вопрос, менеджер отдела продаж должен определить:
входит ли вопрос в сферу его компетенции;
какие материалы и дополнительная информация могут понадобиться для ответа;
какие уточняющие вопросы необходимо задать звонящему, для того чтобы дать исчерпывающий и точный ответ.
6. В ходе разговора менеджер отдела продаж должен заполнить карточку клиента в базе данных. Для этого ему нужно узнать:
имя, фамилию и отчество звонящего («Скажите, пожалуйста, как мне к вам обращаться? Очень приятно!»);
название его организации («А какую организацию вы представляете?»);
должность звонящего («[Имя], как правильно называется ваша должность?»);
объем возможного заказа («Какое количество? Какая марка?»);
периодичность заказов, которые предполагает делать эта организация, и их объемы («Как часто у вас возникает потребность в закупке бензина?»);
является ли собеседник лицом, принимающим решение о размещении заказа («[Имя], нужно ли вам будет согласовывать с кем-то окончательный вариант условий сотрудничества?»);
координаты потенциального клиента («По какому номеру телефона я смогу с вами связаться, для того чтобы предоставить дополнительную информацию?»).
7. Менеджеру отдела продаж следует сразу записать фамилию, имя и отчество звонящего (а также его вопрос или проблему) и периодически обращаться к нему по имени (или имени и отчеству) в ходе разговора.
8. Перед тем как отвечать, менеджеру отдела продаж следует задать уточняющие вопросы, необходимые для того, чтобы предоставить собеседнику исчерпывающую и точную информацию. Например:
«Как вы обычно решаете вопрос по доставке?»
«У вас есть нефтебаза?»
9. Если нет возможности сразу ответить на вопрос, то менеджер отдела продаж должен проделать следующее:
передать содержание беседы специалисту по обсуждаемой проблеме;
спросить звонящего, можно ли перезвонить ему сразу же, как поступит необходимая информация;