Всегда полезно сохранять ощущение контроля и иметь полное представление о своих обязательствах по отношению к разным людям, общаетесь ли вы с руководителем, подчиненным, партнером или членом семьи. Проблемы с распределением ограниченных ресурсов — вашего времени, денег, внимания — возникают постоянно. И когда ваши отношения с другими людьми требуют какого-то из этих ресурсов, единственный способ эффективно нейтрализовать это внутреннее давление — вести переговоры и договариваться (и часто — менять условия). Когда руководители, члены семьи, коллеги видят полную картинку своих профессиональных и личных обязательств, это стимулирует важные и конструктивные обсуждения с вовлеченными сторонами. Но этого не произойдет без полного списка проектов.
Где искать проекты, пока не попавшие в зону вашего внимания
Есть три основные области, где вас могут поджидать «спрятавшиеся» проекты:
текущая деятельность;
обязательства с более далеким горизонтом планирования;
текущие проблемы, задачи и возможности.
Текущая деятельность. Довольно много проектов можно увидеть, просто открыв свой календарь, список следующих действий или осмотревшись на рабочем месте.
Есть ли в вашем календаре встречи, состоявшиеся или предстоящие, которые сами по себе не приведут к тому результату, которого вы хотите добиться? Вы можете заметить, что запланированный вами конференц-звонок касается запроса клиента на приобретение нового программного обеспечения. И вот рождается проект «Изучить возможное программное обеспечение для клиента XYZ». Или у вас запланировано родительское собрание в школе сына. Это становится напоминанием, что вам нужно решить вопрос с его расписанием занятий. Предстоящие личные и деловые поездки, конференции и мероприятия у вас в календаре и так далее — все нужно рассматривать с точки зрения проектов, требующих внимания.
Вполне вероятно, что у вас есть еще не определенные проекты, связанные со следующими действиями в вашем списке. У многих моих клиентов оказывались примерно такие задачи в списке «Телефонные звонки»: «Позвонить Марио относительно встречи со спонсорами». При этом еще не была сформулирована задача «Определить спонсоров», и, соответственно, она не была внесена в список проектов.
Вот еще один момент, на первый взгляд очевидный, но который многие упускают из виду. В вашем портфеле есть предложения и контракты, которые вы должны просмотреть, на вашем рабочем столе — формы, которые следует заполнить для банка, в вашем бумажнике — сломанные часы, которые нужно занести в ремонт. По сути, это не что иное, как ваши проекты. Убедитесь еще раз, что все эти задачи являются частью вашей системы, а не оставлены на произвол судьбы.