Как привести дела в порядок (Аллен) - страница 39
Что это?
Это не праздный вопрос. Мы говорили о разной информации и о «корзинах» для ее сбора, но не о том, что представляет собой эта информация и что с ней делать. Например, многие бумаги, которые не вписываются в нашу систему самоорганизации, оказываются какими-то корпоративными документами; нужно ли нам что-то с ними делать? Как насчет того электронного письма из отдела кадров, уведомляющего, что бла-бла-бла по поводу бла-бла-бла теперь находится в компетенции бла-бла-бла? Я видел кипы бумаг, скопившиеся на столах и в ящиках столов, потому что клиент не потратил несколько секунд на то, чтобы выяснить, о чем, собственно, этот документ. Вот почему следующий шаг чрезвычайно важен.
Требует ли это действий?
На этот вопрос возможны только два ответа: да или нет.
Никаких действий не требуется. Если ответ «нет», возможны три варианта.
Эта информация больше не нужна (удалить).
Сейчас никаких действий не требуется, но может быть необходимо предпринять что-то позже (отложить).
Это потенциально полезная информация, которая может впоследствии понадобиться (сохранить как справочную).
Этими тремя категориями можно управлять, и мы еще вернемся к этому. Сейчас достаточно помнить о том, что вам нужны: мусорное ведро или клавиша Del для бесполезной информации; файл для хранения или календарь для информации, которая может понадобиться; эффективная система хранения справочной информации.
ДИАГРАММА РАБОЧЕГО ПРОЦЕССА — ОБРАБОТКА
Требуютсядействия. В эту группу попадают те задачи, в отношении которых нужно что-то предпринять: от электронного письма с запросом тезисов вашего предстоящего выступления до записей в вашем блокноте после личной встречи с вице-президентом, где вы обсуждали важный новый проект, требующий привлечения внешнего консультанта.
Каждую задачу, требующую действий, необходимо рассмотреть в двух аспектах.
Какой результат вы хотите получить?
Каково следующее действие?
Если речь идет о проекте... Необходимо зафиксировать желаемый результат в списке «Проекты». Это станет вехой, которая будет напоминать вам об открытом вопросе, пока вы с ним не справитесь, при каждой еженедельной ревизии списка (см. раздел «Система хранения общей справочной информации»). Эта задача будет надежно храниться в системе управления (в отличие от вашей памяти), пока не будет завершена или исключена из списка дел.
Не так уж много надо сил, чтобы что-то делать; куда больше усилий требуется на то, чтобы решить, что делать.
Элберт Хаббард
Каково следующее действие? Это главный вопрос в отношении любой информации, которую вы собрали. Если вы ответите на него правильно, будет что организовывать. «Следующее действие» — это следующее конкретное, физическое действие, которое нужно выполнить, чтобы продвинуться к завершению определенной задачи.