Нужен ли вам инструмент планирования?
Нужен ли вам специальный инструмент планирования, и если нужен, то какой именно, зависит от ряда факторов. Пользуетесь ли вы уже чем-то для управления списками и подручной справочной информацией? Какими видите свои напоминания о задачах, повестке дня и проектах? Как часто и в какой форме вам нужно к ним возвращаться? Поскольку вы не должны держать всю информацию в голове, вам, очевидно, нужно нечто для управления этими напоминаниями. Вы можете управлять всеми информационными потоками по старинке: делать напоминания на листках бумаги и складывать их в папку; можно использовать бумажный блокнот или его цифровую версию. Вы также можете комбинировать варианты.
Когда вы поймете, как обрабатывать информацию и что организовывать, вам останется только составлять списки и управлять ими.
Все перечисленные нетехнологичные инструменты могут быть использованы для сбора информации, ее обработки и организации. Для сбора информации можно использовать лоток для бумаг и обычные чистые листы. Разбирая содержимое лотка для входящих документов, вы одновременно будете выполнять самые разные задачи, требующие менее двух минут, а для этого могут понадобиться клейкие листки, степлер и канцелярские скрепки. Все журналы, статьи, бумажные версии отчетов, на чтение которых у вас уйдет больше двух минут, отправятся в другой лоток для бумаг. Возможно, у вас достаточно материалов, которые нужно рассортировать. Все, что осталось: поддержание ресурсов по проекту, напоминания о мероприятиях и действиях, отслеживание предстоящих событий, — требует составления списков или группировки похожих пунктов, чтобы к ним можно было вернуться в будущем.
Списками можно управлять по старинке: записывать на бумаге и хранить в папке (например, отдельные страницы с именами людей, которым надо позвонить, — в папке «Телефонные звонки»; счета к оплате — в папке «К оплате» или отдельном лотке). Списки можно организовывать и более технологичным способом: с помощью блокнота или планировщика (страница «Телефонные звонки» со списком имен). Составлять списки можно и в высокотехнологичном, цифровом формате (например, категория «Телефонные звонки» — в разделе «Задачи» специального программного приложения).
Помимо мобильного хранения справочной информации (например, контактов), большинство инструментов для организации предназначены для управления списками. (Ваш календарь — это фактически один из вариантов списка с напоминаниями о действиях с привязкой к дате и времени, расположенными в хронологическом порядке.)