Приоритетность той или иной задачи определяется потенциальными последствиями ее выполнения. Дело, имеющее значительные последствия для вашей жизни или работы, должно считаться важным. Соответственно, дело, почти никак не сказывающееся на вашей жизни, следует отнести к маловажным. Высокий уровень приоритета имеют задачи, важные для вашей компании или для потребителей, поскольку их выполнение или невыполнение может повлечь очень серьезные последствия. По той же причине высочайший уровень приоритета имеют вопросы вашего личного развития. Когда вы укрепляете свой профессиональный уровень и качество характера, это может иметь исключительно важные долгосрочные последствия.
С другой стороны, такие пункты вашего распорядка дня, как «выпить кофе с коллегами» или «пообедать» не имеют вообще никаких последствий. Вы можете пить кофе и ходить обедать 40 лет – это никак не отразится ни на вашей производительности труда, ни на ваших доходах, разве только уменьшит и то, и другое.
Прежде чем начинать какое-либо дело, всегда думайте о потенциальных последствиях. Что произойдет, если вы сделаете или не сделаете то-то и то-то? Здесь исключительно полезным может оказаться метод «АБВГД». На своем суточном списке дел напротив каждого пункта напишите одну из букв А, Б, В, Г или Д.
Буквой А помечаются задачи, которые вы обязаны выполнить. Их невыполнение может повлечь очень серьезные для вашей жизни и карьеры последствия. Они имеют наивысший приоритет. Пометьте буквой А все пункты из вашего списка, которые вы обязаны сделать, причем сделать хорошо и побыстрее. Если таких задач несколько, пометьте их двойными индексами (А-1, А-2, А-3 и т. д.). Затем приступайте к задаче А-1 и работайте над ней, пока она не будет закончена.
Задачи с пометкой Б – это то, что следует сделать. Их выполнение или невыполнение влечет умеренные последствия. Кому-то вы можете доставить неприятности или хлопоты, не выполнив их, но они не столь важны, как задачи категории А. Придерживайтесь правила – никогда не браться за задачи категории Б, пока в вашем списке есть невыполненные дела, помеченные буквой А.
Категория В обозначает пункты списка, которые было бы неплохо выполнить, вроде обеденного перерыва. Это могут быть дела приятные, но не влекущие никаких последствий – ни позитивных, ни негативных. Поболтать с коллегами, почитать газету, позвонить домой по личным вопросам – все это приятные моменты, не влекущие за собой никаких долговременных последствий.
Буквой Г помечаются дела, которые вы должны перепоручить кому-то другому. Старайтесь делегировать подчиненным как можно большее число маловажных дел: напечатать письмо, позвонить по телефону, найти в архиве нужную бумагу и т. п., чтобы у вас оставалось больше времени на решение действительно серьезных вопросов.