Эффективное делегирование полномочий, по сути, синоним обучения сотрудников основополагающим принципам планирования. Успех дела всецело зависит от того, насколько четко вы доносите до людей цели, стандарты и крайние сроки выполнения проектов и заданий. Приведу простой пример правильного подхода: «Я хочу, чтобы вы изготовили ящик ко вторнику к трем часам дня. Это должен быть деревянный ящик размером меньше холодильника, но больше хлебницы. Он не должен быть желтого цвета, хотя использование позолоты не исключается. Вы понимаете разницу между желтым и золотым? Таковы спецификации проекта». Затем, если вы хотите помочь исполнителю составить план предстоящей работы, скажите: «Чтобы все было сделано во вторник к трем часам дня, нужно определить конкретные этапы и действия на этом пути. Какие более мелкие цели должны быть достигнуты, чтобы изготовить ящик в срок? Что, к примеру, обязательно должно быть сделано к полудню вторника? А к девяти утра? А что в этом случае необходимо сделать к вечеру понедельника? И как вы проведете выходные? Не следует ли запланировать работу и на выходные дни или вы сможете сделать все, что требуется, к вечеру пятницы, а остальное закончить в понедельник?»
Во время регулярных диалогов с сотрудниками вы со временем выясните с каждым из них:
• Насколько масштабными должны быть его цели?
• Насколько сжатыми могут быть сроки?
• Какие инструкции необходимы для достижения каждой цели?
• Каковы должны быть промежуточные и меньшие цели на этом пути и график дедлайнов каждой? Помните: это всегда меняющиеся, а не статичные цели, поэтому дискуссию на эту тему можно вести бесконечно. Относитесь к ней как к одной из неотъемлемых частей вашего постоянного личного общения с подчиненными.
Работая с сотрудником, у которого есть явные проблемы с соблюдением сроков, следуйте простому правилу: начинать надо с малого. Научите этого человека ставить перед собой одну очень маленькую цель с очень коротким сроком исполнения и достигать ее с соблюдением всех требований и стандартов. Затем можно перейти к чуть более крупным целям. Потом к еще более масштабным. Со временем вы сможете приступить к проектам с более амбициозными целями и длительными сроками. По мере повышения уровня знаний и эффективности сотрудника постепенно увеличивайте масштаб и важность поручаемых ему заданий до тех пор, пока этот работник не достигнет оптимального уровня ответственности. После достижения этой точки можно постараться расширить права и обязанности подчиненного с помощью различных инструментов планирования проектов. Помогите ему в разработке планов долгосрочных проектов, дополненных четкими промежуточными ориентирами. Во время бесед сосредоточьтесь на оценке его успехов при переходе от цели к цели. Обеспечьте его постоянной обратной связью и корректирующими рекомендациями на каждом этапе процесса. Со временем он научится справляться даже с гораздо более крупными и сложными проектами. Если вы сделаете правильное использование инструментов планирования проекта неотъемлемым компонентом общения, развитие этих навыков наверняка войдет у человека в привычку.