Раздел написан Алексеем Рязанцевым.
Это весьма актуальная тема, потому что системно совещания и летучки не проводятся в 98 % компаний. В некоторых организациях их проводят от случая к случаю. Системное проведение совещаний и планерок (летучек) приводит к тому, что ваша компания, ваш отдел продаж и другие подразделения постоянно развиваются: важно приучить еженедельно, ежемесячно ставить себе цели, достигать их и отчитываться за результат – это прививает гиперответственность за итоги работы, и ваша компания будет стабильно расти.
Часто планерки проводятся, когда появляется повод, а не регулярно (например, каждую неделю и каждый месяц). В итоге у подчиненных хромает дисциплина и нет привычки ставить задачи и достигать их. Линейный рост – это максимум, на что может рассчитывать компания, в которой не проводятся регулярные планерки и совещания.
Совещания также подходят для замеров показателей и представления отчетов о проделанной за месяц работе. На месячных собраниях прописываются отчеты о деятельности компании за этот период (по показателям эффективности, по проценту выполнения этих показателей) и ведется обсуждение ключевых моментов, планов, стратегий развития.
Чтобы внедрить привычку посещения планерок, нужно составить график проведения планерок и совещаний. Дабы ни у кого не возникало вопросов «когда?», «во сколько?», «что я должен подготовить?», «какие отчеты принести?», «сколько по времени длится планерка?», важно с самого начала прописать регламент проведения планерок. Он должен содержать периодичность планерок, количество участников, план проведения, указания, кто какие отчеты должен подготовить и по каким показателям отчитаться, какие документы представить руководителю.
Для менеджеров отделов продаж можно проводить ежедневные утренние летучки длительностью 10–15 минут, на которых руководитель отдела спрашивает, какие цели менеджеры ставят сами себе (три цели на день). Следующий день начинается с отчета, что они сделали вчера, затем выясняются и три цели на сегодняшний день. Так менеджеры входят в рабочий ритм с первых минут (потому что летучка проводится с 9:00 до 9:15), а не раскачиваются полтора часа перед тем, как начать работу.
Я был свидетелем одного случая: руководитель опоздал на встречу и я два часа просидел в отделе продаж с утра, наблюдая за сотрудниками. Причем они знали, чем я занимаюсь в их компании. Первые полтора часа рабочего времени они пили кофе, ходили на перекур, делились новостями. И только потом один менеджер сделал первый телефонный звонок. Можно оценить в деньгах, сколько теряет компания с таким стартом рабочего дня: часть фонда оплаты труда менеджеров (поскольку компания платит за неэффективное время) плюс если бы это время было занято продажами, то их стало бы на 1/4 больше. Посчитайте для себя: потери = = ФОП отдела продаж / 8 × 2 + 1/4 объема продаж.