• определить текущие проблемы и наметить план их решения, назначить ответственных за реализацию плана и контрольную точку (дедлайн);
• проконтролировать выполненные задачи с прошлой недели.
Отдел продаж
На стол кладется отчет по менеджерам:
• определяется возможность увеличить объем поставок по конкретным клиентам (развитие клиента). Что нужно, чтобы увеличить объем поставок (установить ПО, обучить продавцов, обеспечить промопродукцией и образцами);
• определяется возможность возобновить поставки клиенту, который перестал заказывать по вине компании (личный контакт коммерческого директора).
Технолог
На стол кладется статистика по рекламациям и анкеты обратной связи с отрицательными отзывами:
• определяется причина появления отрицательного отзыва, устанавливается ответственный и определяется мера воздействия;
• контролируются расходы на рекламацию.
3. Протокол проведения собрания.
См. приложение (-я): Протокол еженедельного совещания:
• утвердить форму;
• заполняет секретарь.
Пример регламента совещаний. Схема проведения эффективных совещаний
Если на совещании важно принять к исполнению некоторые решения, следует придерживаться данной схемы.
1. Тема совещания и регламент.
Заранее разослать участникам тему и регламент предстоящего совещания.
2. Вопросы от участников совещания.
Попросить участников в ответ написать 2–3 основных вопроса, которые они хотели бы обсудить.
3. Подготовка совещания:
• ручки, бумага;
• отключение телефонов на время совещания;
• назначение секретаря.
4. Ведение протокола совещания и принятых решений.
Секретарь ведет протокол и отдельно список принятых решений.
5. Выдача конкретных заданий и обозначение сроков исполнения.
Нужно поставить подписи под списком принятых решений.
6. Контроль выполнения заданий в указанные сроки.
Осуществляется в удобной форме. Важен сам факт контроля.
Примерное распределение времени (для ориентира возьмем 1 час):
• вступление – 5 минут;
• задать цель и контекст – 5 минут;
• основное время – 40 минут;
• подведение итогов, обратная связь – 10 минут.