Общение на результат. Как убеждать, продавать и договариваться (Рязанцев, Антипин) - страница 89

Иногда на совещании работники боятся огорчить начальника молчанием и повторяют по кругу одни и те же идеи. Поэтому время встречи, как и количество людей, стоит ограничить. Чем короче встреча, тем она насыщеннее.

Основатель консалтингового агентства «Дэвис энд Компани» Эллисон Дэвиc пользуется формулой «10–30–50–90»: 10 минут – короткие летучки, 30 минут – встречи с глазу на глаз, 50 минут – решение нескольких вопросов за собрание и 90 минут – мозговой штурм.

На совещаниях случаются и игры в молчанку, перекладывание ответственности, разговоры не по делу, бег по кругу. Такие явления в тайм-менеджменте называют хронофагами. Хронофаги – пожиратели времени. Это люди или предметы, которые отвлекают от основной деятельности. Единственный способ борьбы с ними – найти и обезвредить.

Совет: безжалостно «убивайте» пожирателей времени. Если разговор ушел не в то русло, не бойтесь перебить коллегу. Цель совещания – решить проблему, а не говорить по душам.

Каждая минута встречи стоит дороже, чем минута рабочего дня. В это время сотрудники не увеличивают прибыль, а теряют ее. После совещания они смогут работать эффективнее, но время, потраченное на обсуждения, уже никто не вернет.

Мы часто что-то забываем: теряем ручки и записи, переспрашиваем данные у коллег и склонны перекладывать ответственность на других. Не потому, что мы плохие и безответственные, а потому, что так устроен человек.

В психологии есть термин «диффузия ответственности». Если мы знаем, что кто-то еще может сделать работу, и если к нам не обращаются за помощью лично, мы становимся невнимательны.

Вспомните ситуацию: на улице лежит человек. Вы понимаете, что это не любитель бутылки – человек прилично одет, но проходите мимо. Срабатывает диффузия ответственности: здесь полно людей, кто-то поможет. Эти «кто-то» действительно есть, но их единицы.

Избежать диффузии ответственности на совещании можно. Достаточно назначить троих ответственных.

Первая должность – ловец хронофагов. Один из участников собрания играет роль ведущего. Это не обязательно руководитель компании. Последний принимает решение по ключевым вопросам. Ведущий следит, чтобы доклады шли по регламенту и чтобы все в равной степени могли высказывать свои мысли. Это собрание, а не театр одного актера.

В компании «Майкрософт» на ежедневных внутренних встречах отдела ведущий кидает спикеру игрушку – резиновую курицу. Если докладчик выступает дольше, чем положено, курицу отбирают. У кого игрушки нет, тот не говорит.

Это похоже на игру в детском саду, но позволяет проводить собрания более продуктивно и с юмором. Резиновой курицей может быть любой предмет. В психологии прием применяют при работе с большими коллективами, чтобы присутствующие не говорили одновременно и точно знали, чья очередь брать слово.