Как привести дела в порядок. Искусство продуктивности без стресса (Аллен) - страница 39
Примеры следующего действия:
• перезвонить Фреду: название и номер телефона ремонтной мастерской, о которой он упоминал;
• составить повестку дня для совещания по бюджету;
• обсудить с Анджелой систему хранения документов, которую нам нужно внедрить;
• найти в интернете местные курсы по обучению рисованию акварелью.
Напоминания об этих действиях, требующих выполнения, станут важными элементами вашей персональной системы управления эффективностью.
Выполнить, делегировать, отложить. Вы приняли решение по поводу следующего действия, и теперь у вас три варианта.
1. Выполнить. Если это действие займет меньше двух минут, его стоит сделать, как только вы приняли такое решение.
2. Делегировать. Если это действие займет больше двух минут, то задайте себе вопрос: «Действительно ли я справлюсь с этой задачей лучше всех?» Если ответ «нет», делегируйте это действие нужному человеку.
3. Отложить. Если это действие займет дольше двух минут и выполнить его должны именно вы, следует отложить его, но отслеживать в одном или нескольких списках «Следующие действия».
Организация
Внешние элементы диаграммы рабочего процесса представляют собой восемь отдельных категорий напоминаний и материалов, которые получаются в результате обработки всей собранной информации. Вместе они образуют комплексную систему организации практически всех ваших повседневных задач, а также тех задач, которые могут к ним добавляться ежедневно или еженедельно.
Быть организованным просто означает, что положение вещей соответствует вашему представлению о нем.
Информация, не требующая никаких действий, попадает в одну из трех категорий: «выбросить», «обдумать», «сохранить для справки». Следовательно, вы избавляетесь от нее; откладываете, чтобы позже еще раз к ней вернуться; или храните, чтобы обратиться к ней в случае необходимости. Для того чтобы справиться с задачами, требующими дальнейших действий, потребуются список проектов, система хранения вспомогательной информации по проекту, календарь, список напоминаний о следующих действиях, а также лист ожидания.
Диаграмма рабочего процесса – обработка
Каждая из категорий должна быть организована физически в том или ином формате. Под словом «список» я понимаю любую систему напоминаний, которой легко воспользоваться, будь то список на листе в блокноте, или файл в компьютере, или даже обычная папка с разрозненными листками для записей по каждой задаче. Например, список текущих проектов может быть записан на отдельном листе бумаге в ежедневнике. Он также может храниться в специализированном программном приложении или же находиться в стандартной офисной папке с надписью «Список проектов». Напоминания об отложенных событиях (например, «Позвонить бухгалтеру после 1 марта и назначить встречу») можно хранить в бумажном календаре, в электронном файле или в мобильном приложении.