• Две независимые конфигурации основной четверки позволяют также решить проблему доступа к информации. Если у вас нет доступа к рабочей системе через планшет или смартфон, то можно спокойно пользоваться раздельными системами в уверенности, что информация из них никогда не смешается.
Для создания индивидуальной системы подойдет целый ряд облачных сервисов, обеспечивающих управление одним или несколькими элементами основной четверки. К любому устройству можно подобрать в онлайн-магазине приложение для создания и поиска таких объектов, как задачи или заметки. У вас наверняка уже есть что-нибудь подобное для синхронизации с другими устройствами. Главное – подойти к этому вопросу осознанно и выбрать лучшее приложение, которое позволит получать доступ к информации в любом месте.
Мы также рекомендуем обращать внимание на продукты известных поставщиков, это повысит уверенность в том, что система, поддерживающая работу с важной для вас информацией, не прекратит существование в обозримом будущем.
С точки зрения управления лучше всего иметь свою систему для каждого элемента основной четверки. Это, однако, не означает, что все четыре элемента должны быть в одном бумажном ежедневнике или в электронной системе. Вы можете использовать комбинированную систему, главное, чтобы каждый элемент имел один формат. Календарь может быть электронным, поскольку в такой форме его легко синхронизировать на всех устройствах. То же самое относится и к контактам. А вот перечень задач и заметки вполне можно держать в записной книжке.
На самом деле не важно, какая система используется, если она удобна и вы следуете основным принципам организации информации. Главное, чтобы это помогало концентрироваться на квадрате 2.
Оценка своей основной четверки
Шерри, например, не пожалела времени, чтобы понять, как организована ее основная четверка. Вот что у нее получилось:
• События. Она записывает личные дела в маленьком бумажном ежедневнике, который носит в сумочке, а план производственных дел ведет в корпоративной информационной системе. Это противоречит «правилу одного» и может быть причиной дублирования записей и даже пропуска важных производственных дел при планировании дел из квадрата 2 на неделю, учитывая, что доступ к системе есть только на работе. Бывает, что важные производственные дела включаются в бумажный ежедневник, а поскольку она не любит записывать дважды, информация в обоих календарях является неполной.
• Задачи. Шерри записывает задачи в бумажном органайзере. Это соответствует «правилу одного», но она не может воспользоваться преимуществами цифрового управления задачами.