Самое лучшее, что можно сделать для победы в битве с электронной почтой в организации, это создать общие стандарты для электронных писем и других форм коммуникации. Если вы босс, то у вас есть все возможности для этого. В остальных случаях действуйте в своем круге влияния и измените характер входящей информации в масштабах команды или даже всей организации.
Например, замечали ли вы в своей компании манию «отвечать на все»? Похоже, что эта бездумная реакция охватила весь мир. Ну а копии чужих писем? Не кажется ли вам, что ваше имя включено буквально во все списки рассылки? А как насчет благодарственных писем? Как часто к вам приходят благодарственные и другие этикетные письма? Ниже приведен пример манифеста квадрата 2, который можно использовать (как есть или с изменениями) для выработки стандартов коммуникации в вашей организации.
НАШ МАНИФЕСТ КВАДРАТА 2 ДЛЯ ЭЛЕКТРОННОЙ ПОЧТЫ
Устанавливая следующие стандарты, мы помогаем друг другу оставаться в квадрате 2, целенаправленно избегать дел из квадратов 3 и 4 и излишних дел из квадрата 1. Мы обязуемся:
• Отправлять только необходимые электронные письма. Спрашивать себя, не навязываем ли мы адресатам дела из квадратов 3, 4 и 1.
• По возможности ставить в теме письма обозначение К1 или К2, чтобы помочь в определении приоритетности сообщения.
• Щелкать по кнопке «Ответить всем», только когда это действительно необходимо.
• Поддерживать актуальность списков рассылки.
• Указывать в копии только тех, кому дубликат действительно необходим.
• Ясно обозначать цель письма в строке темы.
• Писать письма как можно лаконичнее, чтобы облегчить ответ.
• Звонить для обсуждения вопроса после обмена двумя или тремя сообщениями.
• Проявлять здравый смысл при определении важности вопроса и ставить флажок «очень важно» или «высокий приоритет», когда это действительно необходимо.
• Установить ожидаемое время получения ответа. Не дергать адресата через 15 минут после отправки письма, чтобы выяснить, получил ли он его. Это деятельность из квадрата 3.