Критически важным для эффективного использования инструмента является согласование процессов и желаний отдельных пользователей. Чрезмерный акцент на процессах приводит к высокой цене для отдельных пользователей. Это связано с тем, что им приходится поддерживать сложный контекст, связанный с этими процессами. Подобная деятельность может отвлекать от работы над проектом. Если же процессам уделяется слишком мало внимания, это приводит к отстраненности команды от применяемых инструментов и методов. То же самое касается отдельных сотрудников. При этом потребуется время на коррекцию понимания, слияние работы или проверку наличия дублирующих видов работ. Выполнение подобных базовых операций является ключевым для всех аспектов идентификации и выбора инструментов. Особенно важны они при масштабировании организаций.
Как правило, цель использования инструментов заключается в оказании помощи при создании среды, в которой люди могут концентрироваться на решении реальных проблем. Создание среды подобного рода гарантирует предоставление возможностей по управлению успешной командой, а также требует приложения постоянных усилий. Аудит подобного рода не относится в категории задач, которые можно выполнить один раз, а потом забыть о них. Чтобы создавать и поддерживать эффективную среду, рядовые сотрудники и менеджеры должны использовать проактивный подход.
Устранение инструментов
Следует выполнять регулярные обзоры текущих процессов и инструментов, которые позволят убедиться в эффективности их использования. Благодаря отслеживанию технических долгов и долгов, связанных с автоматизацией, можно идентифицировать процессы и инструменты, которые необходимо устранить. В результате предотвращаются ситуации, когда использование инструмента увеличивает объем работ. Также облегчается идентификация и устранение инструментов, выполняющих одни и те же функции. Это позволяет снизить затраты и ликвидировать беспорядок.
Эти обзоры также должны включать выполнение регулярных проверок сотрудников, в ходе которых исследуются базовые истории, которые воздействуют на сотрудников и выполняемую ими работу. Задайте следующие вопросы.
• Что восхищает/расстраивает вас?
• Что способствует пополнению/истощению вашей энергии и мотивации?
• Как вы оцениваете выполняемую работу?
• Какова степень вашего влияния?
• Что мы должны прекратить делать?
• Что мы должны начать делать?
Задавайте эти вопросы только тем людям, которые регулярно используют инструменты для выполнения текущей работы. Решения, принятые в пользу выбора или устранения инструментов, должны основываться на мнении пользователей этих инструментов. Эти решения не должны спускаться сверху людьми, которые не имеют практического опыта работы с этими инструментами.