Эффективные письменные деловые коммуникации (Гарнер) - страница 17

• Установите срок начала работы Плотника и, когда назначенное время наступит, начинайте.

• Если вы зайдете в тупик, перейдите к другому разделу, который вам легче дается, а затем, когда «распишетесь», вернитесь к трудному месту.

Полностью завершив написание черновика, перечитайте его, а затем начните редактировать. Перечитывание помогает освежить в памяти то, о чем вы пишете, в целом и вспомнить, где о каких моментах вы упоминаете. Если провести аналогию со строительством, то это своего рода переосмысление поэтажного плана здания. Редактирование больше напоминает шлифовку отдельных предложений и абзацев. Вам необходимо заранее выделить время на оба эти занятия. С одной стороны, не позволяйте невротическому перфекционизму затягивать сроки выполнения важных проектов. С другой – не спешите отсылать документ без должной проверки и корректировки.

Перечитывание

Перечитывая документ, задавайте себе вопросы:

• Все ли я изложил правильно?

• Сказал ли я все, о чем нужно было сказать?

• Был ли я в достаточной мере дипломатичен и вежлив?

• Присутствуют ли в моем документе введение, основная часть и заключение?

• Обрисовал ли я во введении все пункты быстро, ясно и конкретно?

• Удалось ли мне избежать затянутого конца, который без необходимости увеличивает время чтения сообщения?

• Подкрепил ли я свои аргументы в основной части документа конкретными фактами и деталями?

• Быстро ли адресатам станет понятна структура документа? Информативны ли заголовки?

• Согласовано ли мое заключение с основной частью письма – и при этом выражено другими словами? удалось ли мне избежать банального повторения?

Редактирование

Когда дело доходит до редактирования, то, читая свои предложения и абзацы, стоит задать себе другие вопросы:

• Могу ли я здесь выразить то же самое короче?

• Можно ли лучше сформулировать эту идею?

• Не двусмысленны ли мои слова?

• Могу ли я сделать это более интересным?

• Сумел ли я выразить свои мысли непринужденно и изящно?

• Плавно ли предложения переходят друг в друга, нет ли каких-либо шероховатостей?

Пример перечитывания и редактирования

Чтобы лучше понять этот процесс, давайте посмотрим, как внутрифирменный меморандум обретает форму после трех черновых вариантов. Первый черновик недостаточно ясен и не включает важной информации, но в нем присутствуют зачатки правильных мыслей.