1. Позитивный заряд. «Позитивно заряженные» команды склонны добиваться более высоких результатов. Начинайте каждое собрание с позитивных итогов, чтобы настроить собравшихся на продуктивную и оптимистичную дискуссию. Можно, к примеру, попросить каждого присутствующего рассказать, что хорошего у него недавно произошло на работе или в личной жизни. Каким новостям или событиям он сейчас радуется, чем интересуется или гордится? Дайте каждому участнику по 30–60 секунд, чтобы поделиться позитивными новостями. Этот процесс не должен занимать больше пяти минут в целом, но даже за такое короткое время он вызовет настоящий всплеск позитивных эмоций, и собрание начнется с радостной ноты.
2. Четкое обозначение цели. У каждого собрания должна быть конкретная задача или повестка. Что вы хотите – решить проблему, поделиться информацией, выслушать презентацию или обсудить идею? К примеру, целью общего мозгового штурма может стать как можно большее количество идей, пока без их детального анализа. Сообщите об этом участникам обсуждения, чтобы они не опасались критики. Четко сформулируйте цель и подчеркните, какого результата вы ждете от самого собрания и последующей работы по его итогам, чтобы оно не превратилось в бесцельную встречу.
3. Вовлечение команды в диалог. Во время собрания поощряйте активное участие, напрямую обращаясь к каждому члену команды. Стремитесь обнародовать все мнения и идеи. Для управления дискуссией используйте правило 80/20: то есть львиную долю времени (80 %) отведите на выступления собравшихся, а оставшееся время (20 %) высказывайтесь сами. Активно слушайте других и обратите внимание на язык тела. Задавайте открытые вопросы, чтобы члены команды не боялись делиться идеями и сами пришли к верным выводам и ответам. Стимулируйте и благодарите за позитивное участие, дайте понять присутствующим, что вы их цените. Это способствует плавному течению обсуждения. Если наметятся конфликты, направьте людей к позитиву, признав обоснованность каждой позиции.
4. Заручение поддержкой. К концу собрания заручитесь поддержкой собравшихся и распределите индивидуальную ответственность за выполнение принятых решений. Согласуйте план действий, которые необходимы для продвижения компании и команды. Резюмируйте этот план – кто, чем и когда займется. Делегируйте обязанности по его контролю и исполнению. Выделите незаконченные дела и определите характер работы над ними.
5. Завершение на позитивной ноте. Резюмируйте, чего удалось достичь в результате обсуждения, и подчеркните позитивный вклад команды. Это как раз тот момент, когда вы должны постараться, чтобы каждый покинул собрание в приподнятом настроении, а не с ощущением, что зря потратил время. Прокомментируйте, что вам понравилось в обсуждении, что вы узнали нового и / или почему дискуссию можно назвать успешной: «Было здорово узнать столько разных мнений по поводу проблемы. Думаю, мы исследовали ее со всех сторон тщательнейшим образом». Или спросите у самих собравшихся, что ценного они вынесли из обсуждения. Напомните всем общую картину и с большим энтузиазмом отметьте, куда движется компания. Завершите собрание искренней улыбкой и от чистого сердца поблагодарите всех за ценный вклад.