Структура редакции формируется и под воздействием таких субъективных факторов, как принципы редакционной деятельности. Это прежде всего принцип разделения труда. В соответствии с ним весь коллектив делится на части и звенья, у каждого из которых свои задачи и обязанности, определяющие направление и характер их деятельности. Это относится и к каждому творческому, техническому и коммерческому сотруднику редакции. Столь же важен и второй принцип – кооперирования труда и объединения его результатов. Он определяет итоги работы всей редакции: создание коллективного журналистского произведения – номера периодического издания, в который каждый сотрудник вносит свой вклад. Этот принцип обеспечивает целеустремленность работы редакции.
Третий принцип – единоначалия – важен как для руководителей редакции, так и для их подчиненных. В соответствии с ним каждый член редакционного коллектива имеет только одного непосредственного руководителя. Корреспондент подчиняется заведующему отделом, который, в свою очередь, получает указания от ответственного секретаря редакции и т.д. Все работники редакции имеют одного руководителя – главного редактора. Руководителю этот принцип облегчает управление тем подразделением, которое он возглавляет. Он получает право решать все вопросы, связанные с деятельностью этого отдела или службы, осуществлять контроль работы их сотрудников. А подчиненные ему знают, кому они обязаны предъявить результаты своего труда, и кто дает им задания и планирует их деятельность.
Структура редакции, формирующаяся под воздействием всех этих факторов, сочетает две внешне противоречивые характеристики. С одной стороны, она должна быть достаточно стабильной, сохраняя неизменными основные ее элементы. Иначе невозможно обеспечить эффективную ритмичную работу коллектива. Но, с другой стороны, она должна быть достаточно гибкой, позволять вносить в нее изменения – упразднением некоторых ее звеньев или созданием новых подразделений – в соответствии с изменением реальной ситуации, в которой выходит газета. Добиться органичного сочетания этих двух сторон структуры редакции – сложная задача, всегда стоящая перед ее руководителями.
Одно из условий достижения оптимальной для данного издания системной структуры редакции – продуманное разделение труда в ее коллективе. Здесь могут быть представлены все его формы – функциональное, профессиональное и квалификационное. Функциональным называется разделение труда в соответствии с функциями трудового коллектива. В результате он разделяется на несколько функциональных групп. Профессиональное разделение труда происходит внутри каждой из этих групп – в соответствии с профессией и специальностью ее членов. Внутри каждой функциональной группы образуются профессиональные группы работников. В процессе дальнейшего разделения труда в профессиональной группе возникает третья его форма – квалификационное разделение труда – между отдельными исполнителями в соответствии с их квалификацией, уровнем мастерства, знаний, умений и т.д.