Это была крайне кропотливая, трудоемкая и ответственная работа. Одним из подтверждений этого является положение, что картотека была центром информационного обеспечения эффективной деятельности отделения: ряд разновидностей учёта сведений картотек в ней заполнялся этими чиновниками. В этом отчасти и заключается одно из проявлений перехода от беспорядочного наблюдения за участниками революционного движения, результаты которого не систематизировались данным образом, к методу НН.
Службе НН были также подведомственны низшие чины РОО: участковые и вокзальные полицейские надзиратели. Они как бы осуществляли внешнюю полицейскую власть, наводили справки о лицах, интересующих полицию. Присутствовали при отправлении и прибытии поездов, могли в случае необходимости задержать тех или иных лиц.
НН обеспечивали штатные сотрудники — полицейские надзиратели. Внутреннее наблюдение вели секретные сотрудники (негласная агентура), вербовавшиеся из представителей преступного мира, скупщиков краденого и хозяев воровских притонов.
Главное место в отделе занимали филёры — агенты НН. Они имелись при каждом охранном отделении, но наиболее успешно действовали филёры Московского отделения. Именно их опыт убедил ДП в необходимости расширения наружного наблюдения. Наиболее крупные «летучие» отряды филёров действовали при Московском и Петербургском охранных отделениях (50 и 70 человек соответственно).
Задачи, формы и методы деятельности филёров были подробно изложены в специальной инструкции, а требования, предъявляемые к ним, были очень высокими. Они касались различных сторон личности филёров: человеческих качеств, деловых способностей, политических убеждений.
Из инструкции ясно, что само наблюдение делится на две части: НН при помощи филёров, и когда деятельность революционных организаций «освещается» изнутри её самой при помощи членов партии, являвшимися одновременно секретными агентами — «стукачами» РОО.
Хотя НН и имело широкое распространение, оно, однако, не было основной формой деятельности РОО. В одном из правовых актов МВД прямо говорилось:
«Наружное наблюдение представляется средством большею частью вспомогательным, а потому при отсутствии освещения со стороны внутренней агентуры, оно лишь в исключительных случаях может дать самостоятельный материал для выявления сообществ. Поэтому наибольшую выгоду из наружного наблюдения можно получить только при строгом сообразовании его с указаниями внутренней агентуры».
ДП возлагал на начальников РОО «приобретение и сбережение внутренней и секретной агентуры, как единственного вполне надёжного средства, обеспечивающего осведомлённость». В директивах ДП специально отмечалось, что «секретного сотрудника, находящегося в революционной среде, никто и ничто заменить не может».