Использование временных зон имеет ряд преимуществ. Во-первых, вы резервируете время для приоритетной деятельности, зачастую относящейся к квадранту II. К тому же это привносит в вашу жизнь упорядоченность, причем окружающим об этом известно, и они должны с этим считаться. Если люди знают, что клубная работа у вас запланирована на вечерние часы в четверг, по клубным делам они будут обращаться к вам не когда придется, а именно в это время.
Поскольку временные зоны зачастую взаимозаменяемы, вы привносите в свой распорядок необходимую гибкость, позволяющую вам более эффективно распоряжаться своим временем. Например, если случилось так, что ваши друзья не смогли пойти на концерт в четверг и предложили вам свои билеты, вы можете перенести запланированный блок «семейного» времени на четверг и отправиться всей семьей на концерт, а клубной работой заняться в субботу. К концу недели вы выполните все важное, что было предусмотрено вами в обеих ролях.
Временные зоны помогают прояснить взаимные ожидания в отношениях с другими людьми. Если у вас есть секретарь, который планирует ваши встречи с клиентами, временные зоны окажутся полезными для вас обоих. Зная, что время от 10.00 до 16.00 в понедельник, среду и пятницу зарезервировано вами для встреч с клиентами, ваш помощник будет уверен, что в это время вы не запланируете ничего иного, не предупредив его. Одновременно и вы знаете, что ваш секретарь не назначит встречу в какое-то другое время, не обсудив это с вами.
Выделение времени на подготовку
Неудовлетворенность и разочарования чаще всего возникают из-за ощущения неподготовленности. Многие наши дела становятся срочными из-за недостаточной подготовки. Благодаря недельному планированию мы создаем структуру, которая благоприятствует и стимулирует подготовку.
Например, если вам предстоит важная презентация в пятницу утром, возможно, следует выделить некоторое время в среду на подготовку, а в четверг — на репетицию. Если вы планируете работать в саду в субботу утром, возможно, понадобится в пятницу купить необходимые семена или инструменты.
Успех, к которому так стремится большинство из нас, редко бывает случайным. Это почти всегда достижение, результат тщательного планирования и подготовки. Планируя неделю, мы приобретаем ясный взгляд на вещи, и это позволяет нам выделять необходимое время на подготовку. Ясно, что, когда происходит то, что запланировано, мы обычно достигаем большей эффективности, когда подготовлены к происходящему. Но даже если ситуация непредсказуемо меняется, время, затраченное на подготовку, позволяет нам быстрее и эффективнее распознать положительные и отрицательные стороны перемен и продолжать движение в правильном направлении.