Используете вы детальную систему приоритетов или нет, мы настоятельно рекомендуем вам как-нибудь выделить (обвести кружком, пометить звездочкой и т.п.) вопрос, имеющий наивысший приоритет. Возможно, для этого вам придется выбирать между двумя делами из квадранта II, запланированными на этот день. Если по каким-то причинам вы за день ничего больше сделать не успеете, вас утешит осознание, что сделано самое главное.
Расставляя приоритеты, помните, что эта процедура учитывает только те пункты, которые вы включили в ваш исходный недельный план. При этом приоритетность неожиданных ситуаций не рассматривается. Если вы тщательно продумали свои роли и цели, то исходный план наилучшим образом отражает ваши представления о том, что для вас главное на этой неделе. Но нельзя знать абсолютно все. На первый план могут неожиданно выступить вопросы, о существовании которых вы не догадывались, но которые для вас важнее, чем запланированные вами дела. Постоянно сверяйтесь со своим внутренним компасом, чтобы вы могли со спокойной совестью делать то, что важно для вас, даже если это не включено в ваш план.
3. Используйте Т-форму для планирования дня. Структура страницы ежедневника позволяет вам выписывать «чувствительные к времени» дела слева, а дела, которые можно делать в любое время дня, — справа. Эту технику часто называют «Т-планированием». Отделяя чувствительные к времени дела от остальных, вы способны принимать более эффективные решения и при этом учитывать важные дела, которые нужно делать в строго определенное время. На странице недельного плана эти зоны разграничены сверху и снизу.
Дело считается «чувствительным к времени», если его ценность привязана к определенному времени дня. Но если какое-то мероприятие назначено на конкретное время, это вовсе не означает, что в указанный час вы должны бросить все остальные дела и полностью переключиться на него. Ведь возможна ситуация, что вы в это время занимаетесь чем-то куда более важным. Вы должны уметь определять, какое дело для вас важнее в данный момент.
На протяжении дня, безусловно, могут возникать факторы, которые заставят вас заново переоценить те дела, которые вы запланировали: неожиданно вас вызывает к себе начальник, вам предложили два билета на концерт симфонического оркестра, звонит из школы ваша дочь, сломавшая руку, клиент отменяет запланированную встречу.
Организация квадранта II позволяет вам рассматривать наилучшие возможности использования своего времени сквозь парадигму важности, а не срочности. Когда ситуация меняется, вы можете сделать паузу и, сверившись со своим внутренним компасом, определить, как вам лучше распорядиться своим временем и энергией.