Иногда люди находят удобным распределять по отдельным ролям телефоны и адреса. Например, телефоны сотрудников они держат в разделе профессиональной роли, а телефон химчистки — в разделе домашнего хозяйства.
Когда быстрый доступ к старым записям становится ненужным, вы можете перенести их в архив, организованный с учетом ваших ролей. Профессиональную информацию можно собирать в скоросшивателях, соответствующих вашим профессиональным ролям. Для каждой роли может быть выделена отдельная папка, в которой, в свою очередь, могут быть файлы с конкретизированной информацией. Аналогично проекты, осуществляемые вами в настоящее время, тоже можно организовать по ролям и по мере завершения переносить в архив. Семейную информацию, например, идеи подарков, размеры одежды или заметки по поводу воспитательных задач можно держать в папках или непосредственно в еженедельнике напротив соответствующей роли. Ваши собственные планы личностного развития, скажем, список книг, которые вы хотите прочитать, записи о выполненных упражнениях или список желаний, могут быть зафиксированы в разделе, соответствующем вашей роли как личности. Электронную информацию в компьютере тоже можно организовать по ролям, упростив доступ к ней.
Упорядочение информации по ролям согласуется с процессом мышления человека. Нередко попытки следовать изощренным системам организации информации, разработанным кем-то другим, только портят все дело, разве что случайным образом ваши точки координат совпадают с системой представлений тех, кто разрабатывал систему.
Упорядочение информации по ролям концентрирует внимание на квадранте II, помогая вам больше думать о важных, но не срочных делах. Всякий раз, когда вы делаете записи, ищете телефонный номер, нужную вам информацию в архиве или в компьютере, вы думаете о важном в своей жизни.
Прояснение ожиданий в отношении ролей
Многие люди находят полезным более детальное описание каждой роли в сравнении с изложенным в заявлении о миссии. Создание заявления о миссии или соглашения об ответственности для конкретной роли обеспечивает такое описание и общие ожидания с другими людьми, вовлеченными в реализацию этой роли вместе с вами.
В роли мужа или родителя, например, вы можете иметь общие взгляды и ценности со своей супругой относительно воспитания детей. На работе вы можете создать со своим начальником соглашение, касающееся ваших профессиональных ролей. Подробнее общие взгляды и соглашения об ответственности мы обсудим в главе 12. Такие соглашения всегда будут под рукой для просмотра и анализа, если выписать их в еженедельнике напротив соответствующей роли.