Минимизируя бумажные завалы, учитывайте следующие три категории, поскольку они должны охватить всю массу, с которой вы имеете дело:
1. Документы, которые необходимо хранить (по крайней мере, пока).
2. Документы, от которых можно избавиться.
3. Документы, которые можно конвертировать в цифровой формат и хранить в электронном виде.
О документах, переживших бумажную чистку
Возможно, у вас осталось немало документов от рабочих проектов, которые вы завершили, и, вероятно, их можно выбросить. Но вы наверняка захотите сохранить те, что относятся к текущим.
Вам не нужны все экзаменационные работы и табели, которые присылали вам учителя ваших детей все эти годы, но, возможно, захочется сохранить пару-тройку особенно памятных.
Вам не нужны чеки за 2006 год, но, возможно, понадобятся чеки этого.
Задавая себе вопрос: «Мне это нужно?» – применительно к документам, отвечайте на него со всей строгостью, потому что по большей части ответ должен быть отрицательным. Но когда он положительный, с чистой совестью оставляйте документы, кладите их туда, где им надлежит быть, и позаботьтесь так пометить их, чтобы впоследствии было легко найти. (Вы увидите, что сохранение минимального числа делает организацию намного более легкой задачей.) Для очень важных документов используйте несгораемый шкаф или сейфовую ячейку.
Когда образуется стопка ненужных чеков или других документов, переместите их в корзину. Лучше уж полная мусорная корзина (пока), чем шкафы и ящики, переполненные бумагой, которая давно бесполезна.
Для домашних кабинетов продается множество устройств, в которых нет никакой необходимости, зато реальную помощь минимализму может оказать шредер. Измельчайте с его помощью любые документы, содержащие финансовую или иную информацию, которую лучше хранить в тайне. Если предстоит измельчить большое количество, возможно, лучше воспользоваться услугами профессиональной шрединговой компании. Разумеется, если в кабинете такой работы мало, можете измельчать бумаги вручную – что я и делаю.
У вас наверняка много документов, которые не нужны в физической форме, но от информации, содержащейся в них, избавляться пока не стоит. Простейшее решение – отсканировать их в PDF-документы и сохранить на компьютере, а потом измельчить или сдать в переработку бумажные оригиналы. Документы в электронном виде не занимают места в вашем кабинете, их легко искать и при необходимости можно отослать электронной почтой. Если в будущем решите, что они и в цифровом виде не нужны, их можно удалить одним щелчком.