«У меня ноутбук, нетбук, телефон, фотоаппарат, диктофон, 6 флешек, 2 выносные памяти, закладки в нескольких браузерах и два активных электронных ящика. И везде – нужная информация. Беда в том, что я боюсь потерять дорогую информацию и копирую ее несколько раз, а потом забываю, где что находится. Редактирую в одном месте, но не редактирую в другом, начинаю сомневаться, что эта редакция продублирована, и дублирую еще раз, и так по несколько циклов. Жутко выматывает, когда пытаюсь привести к общему знаменателю. Чаще всего я точно знаю – нужная мне сейчас фотография (книга, заметка, картинка, трек и т. п.) существует! Но отыскать ее невозможно! И, в конце концов, в моем виртуальном добре в очередной раз вырастает хорошая куча, которая порой доводит до слез».
Самый простой способ сохранять контроль над документами – хранить их в определенном месте и в единственном экземпляре. Это важно для контроля над ситуацией: так вы используете только самую новую версию файлов, свеженьких, как пирожки с хрустящей корочкой.
С боязнью лишиться всех своих документов сразу помогают справиться резервные копии (они же бэкапы). Файлы из резервных копий не нужно редактировать, у них другая функция. Поэтому у вас никогда не появится пять вариантов одной папки. При этом бэкапы всегда готовы прийти на выручку, если вы, например, утопили смартфон в бассейне во время веселой вечеринки. Подробнее об этом можно прочесть в главе «Знакомимся с резервным копированием» (о копировании, не о вечеринках).
Упражнение 8
«Папка-свалка»
Первое практическое упражнение. Создаем одну большую папку (если вы работаете на компьютере, выберите самый свободный жесткий диск). И без разбора сваливаем туда все документы. С облачными документами рекомендую поступить так же. Теперь эта папка (или папки) – полный архив старых файлов, который мы впоследствии полностью разберем и перенесем нужное в новую удобную структуру. Вы можете назвать ее «Свалка», «Разобрать» или придумать ей любое другое имя. Одна из участниц курса назвала ее «Мегапапка смерти», другая – разделила файлы на свалку «Темное прошлое» и новую структуру «Светлое настоящее». Дерзайте!
Не оставляем вне этой папки вообще ничего – все-все должно оказаться в одном месте. Да, с рабочего стола тоже (с него – в особенности). Если у вас есть на рабочем столе какие-то особо избранные файлы, которые нужны вам «вотпрямщас» – создайте внутри вашей «мегапапки» отдельный каталог для нужных в данный момент файлов, чтобы их не потерять. Но не делайте для них исключение, не оставляйте болтаться на виду.