Для того чтобы продавцы должным образом контролировали финансовую дисциплину в своем отделе, необходимо придерживаться строгого правила – сделка состоялась тогда, когда поставщик или продавец получил полный расчет от клиента. На практике же менеджеры по продажам считают свое дело сделанным в тот момент, когда покупатель подтвердил свое намерение купить, и (если условия компании позволяют ему это сделать), внес первоначальный платеж за свою покупку. Все, что происходит с дальнейшими платежами, продавцы могут отслеживать не настолько внимательно или не проявлять достаточную настойчивость в работе с такими клиентами. Для того чтобы этого избежать, рекомендуется придерживаться следующих правил:
1. Сотрудники отдела продаж должны быть в обязательном порядке проинформированы (под роспись) об условиях предоставления клиентам отсрочек или рассрочки платежа.
2. Отсрочка платежа или рассрочка может быть предоставлена клиенту только при наличии подписанного Договора (либо приложения к Договору), в котором строго указаны условия погашения задолженности и ответственность покупателя, если данные условия будут нарушены с его стороны. Такой ответственностью могут быть различные штрафы, пеня за просрочку. На практике большинству предприятий не приходится сталкиваться с необходимостью использования таких санкций по отношениям к клиентам – однако есть достаточное количество судебных прецедентов (когда долги приходится возвращать через суд). И если менеджер отдела продаж не позаботился об информировании клиента о таких условиях, то отношения с клиентом могут быть испорчены навсегда. А в целом же, именно наличие четко прописанных обязательств обоих сторон друг перед другом делает любой Договор не формальностью, а важным документом.
3. Ответственность за своевременное согласование и подписание документов, которые регламентируют предоставление клиентам условий отсрочки или рассрочки платежа, несут именно сотрудники отдела продаж (поскольку документальное оформление является неотъемлемой частью многих сделок). На практике некоторые продавцы предпочитают «перебросить» такую ответственность на юридический отдел, бухгалтеров или других сотрудников – РОП должен следить за тем, чтобы его менеджеры понимали и соблюдали свою ответственность.
4. Планы продаж компании должны включать в себя отдельные финансовые планы по погашению дебиторской задолженности (в соответствии с согласованными Договорами условиями), эти планы должны контролироваться со стороны менеджеров отделов продаж, сопровождающих работу с данными клиентами, а также со стороны руководителя отдела. И, конечно же, РОП и его подчиненные должны проводить регулярную работу с клиентами, за которыми числится дебиторская задолженность, чтобы эти планы выполнялись. Речь, конечно же не идет о работе «вышибалами» – менеджер отдела продаж должен своевременно уточнять у таких клиентов планы по оплатам, проверять, нет ли с выполнением этих планов каких-либо проблем со стороны клиентов, а при наличии таких проблем – оперативно информировать руководителя отдела продаж. РОП, в свою очередь, должен взаимодействовать с теми структурными подразделениями компании, которые отвечают за финансы, и предоставлять им актуальную и корректную информацию о статусе просроченной дебиторской задолженности.