Научно-справочный аппарат архивов России (Авторов) - страница 29
Архив меняет номера дела, описей, фондов. Невозможно понять, какие реквизиты сейчас. Зачем они это делают? Они имеют право так поступать?
«Правила организации хранения, комплектования, учета…»
22.4… Перенумерация архивных фондов допускается с разрешения уполномоченного федерального органа исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства, уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в сфере архивного дела, органа местного самоуправления.
…
41.3. Архив в целях повышения информативности справочно-поисковых средств проводит:
…переработку описи дел, документов с проведением экспертизы ценности архивных документов, уточнением их фондовой принадлежности, уточнением или пересоставлением заголовков единиц хранения (единиц учета), определением или уточнением их крайних дат, пересистематизацией по новой схеме систематизации, составлением недостающих элементов справочного аппарата к описи.
Переработанная опись дел, документов подлежит утверждению в соответствии с пунктом 36.7 Правил.
Если опись дел, документов пересоставляется, то один экземпляр ранее имевшейся описи дел, документов включается во вновь составленную опись дел, документов под последним учетным номером, остальные ее экземпляры выделяются к уничтожению.
Переводная таблица к переработанной описи помещается в соответствующее дело фонда.
Архивы имеют право на изменение нумерации дел. Нередко это делается в интересах самих пользователей.
Конечно, в случае перенумерации архив должен привести и описи в рабочий вид. То есть «опись должна раскрывать состав и содержание включенных в нее единиц хранения (единиц учета), закреплять их внутрифондовую систематизацию и обеспечивать их учет» (пункт 41.1 «Правил…») и содержать номера единиц хранения (или учета), там же пункт 41.2.
Частый «грех» архивов — этот путаница пользователей двумя столбцами в описи, первым, в котором обычно указывается номер дела, но сам столбец именуется «№ п/п» и вторым с заголовком «Индекс дела», «Делопроизв. номер» и совсем другими цифрами. Начинающие исследователи могут указать неправильный номер. Но это вина пользователя. Будьте внимательны.
Комментарий сотрудника Архива. Дворникова Е. В., г. Рязань.
Номера фондов меняются достаточно редко. Обычно это происходит при переработке фондов и их объединении. Для пользователей это более удобно. Бывают случаи, когда архивный фонд одного фондообразователя существует в архивном учреждении под разными номерами. Могут отличаться хронологические рамки. Архив регулярно проводит работу по исправлению таких недочетов.