С моей точки зрения, единственный способ успешного решения проблемы НСА — поиск экономических и нормативно-правовых решений, выгодных как пользователям архивов, так и архивистам. Этому вопросу многие зарубежные архивы уделяют первостепенное внимание.
Мощным стимулом для раскрытия НСА также является кардинальная перестройка деловых процессов архива, например, перевод процедуры заказа документов для исследователей в электронный вид через онлайн каталог, когда полностью ликвидируются традиционные бумажные требования и необходимость посещать с целью их подачи читальный зал. Те архивы, которые уже перешли на выдачу затребованных документов преимущественно в электронном виде (в том числе удалённым пользователям и за разумную плату), особенно мотивированы в этом плане.
Создание НСА — это по-прежнему большая, трудоемкая и часто неблагодарная работа, а стремительный рост объёмов и разнообразия документов, создаваемых в ходе деловой деятельности и, соответственно, попадающих затем в архивы, создаёт дополнительные проблемы. В связи с этим из международной практики видны разнонаправленные тенденции:
• Там, где работа по созданию НСА ведётся традиционными методами, в ручном режиме, в связи с растущими объёмами документов наблюдается снижение детальности и качества архивного описания. Многие архивы переходят от описаний на уровне дел к описанию на уровне архивных коробов, лишь бы быстрее пустить вновь принятые на хранение материалы в оборот.
• Там, где есть возможность автоматизировать процессы создания НСА в архиве и/или забрать уже созданный в делопроизводстве НСА вместе с документами, переработав его в нужный вид в автоматизированном режиме — видна тенденция к более детальному описанию, с переходом от уровня дел к уровню документов и отдельных архивных объектов.
• Сейчас на подходе целый комплекс инновационных технологий, позволяющих в корне изменить как методы поиска информации по архивным материалам, так и методы составления НСА. Особенно это касается таких «трудных» материалов, как рукописные тексты, тексты на иностранных языках, изображения и фотографии, аудио- и видеодокументы. Создаваемые НСА, как правило, представляют собой базы данных, которые, при наличии на то доброй воли, могут быть сделаны общедоступными. В настоящее время выполняется целый ряд вполне успешных пилотных проектов такого рода.
• В отдельные пилотных проектах изучается возможность использования при составлении и совершенствовании НСА технологий искусственного интеллекта, машинного обучения и больших данных.