В обычных условиях управляющие филиалами обязаны были раз в год – обычно 24 марта – сводить баланс и посылать в штаб-квартиру копию балансового отчета вместе со счетом прибылей и убытков. Поскольку главной угрозой платежеспособности таких банковских компаний, как компания Медичи, было накопление невозвратных долгов, одной из главных задач главного управляющего было провести ревизию полученных отчетов и пройти по ним пункт за пунктом опытным глазом, выискивая непогашенные дебиторские задолженности. Наверное, недостатком Медичи было то, что, в отличие от банка Фуггеров в XVI в., у них не было разъездных ревизоров и инспекторов, которые ездили из одного филиала в другой, инспектировали бухгалтерские книги и проводили ревизии. Медичи слишком полагались на порядочность и способности управляющих отделениями. В результате серьезные нарушения не всегда выявлялись вовремя, чтобы можно было их исправить и предотвратить большие убытки.
Когда управляющие филиалами приезжали во Флоренцию с отчетами или для ведения переговоров об обновлении своих контрактов со старшими партнерами, главный управляющий обязан был организовать совещание, на котором обсуждались прошлые достижения и планы на будущее. Обычно такой возможностью пользовались для того, чтобы попросить управляющего филиалом разъяснить сомнительные вопросы в последнем балансе. Предметом обсуждения становились также перспективы развития предпринимательства и текущая политическая обстановка. Далее оговаривались условия нового партнерского соглашения; его подписывали после одобрения старшими партнерами. Главный управляющий обычно готовил по меньшей мере один экземпляр такого соглашения[39]. Кроме того, главный управляющий вчерне составлял инструкции, которыми снабжались управляющие филиалами, факторы и другие служащие перед отъездом из Флоренции.
Второстепенной обязанностью главного управляющего было ведение libro segreto Банка Медичи, то есть компании-учредителя. Вторая из дошедших до нас книг (1420–1435) по большей части написана почерком Иларионе, а третья (1435–1450) целиком написана рукой Джованни Бенчи.
Джованни ди Биччи брал главных управляющих из семьи Барди. Он назначил на этот пост последовательно двух братьев, Бенедетто ди Липпаччо (1402–1420) и Иларионе ди Липпаччо (1420–1433). Как уже говорилось, после смерти Иларионе его никем не заменили из-за политического кризиса, который привел к ссылке Козимо. Возможно, в тот промежуточный период о делах во Флоренции заботился Липпаччо ди Бенедетто де Барди. Скорее всего, женевский и римский филиалы получали инструкции непосредственно от Козимо из Венеции. После возвращения Козимо во Флоренцию в 1435 г. подписали соглашение с Антонио ди Франческо Салютати и Джованни д’Америго Бенчи, которые предположительно работали вместе. Такое совместное управление продолжалось до 1443 г., когда умер Салютати и бремя понес один Бенчи. Во время его пребывания в должности (1443–1463) Банк Медичи достиг пика процветания.