Имитация выполнения может использоваться в ходе анализа модели процесса как есть и/или проектирования модели процесса как будет:
● Имитация в ходе анализа позволяет получить целостную картину процесса. Этим она выгодно отличается от разрозненных сведений, получаемых из интервью с участниками процесса. Еще один ценный результат – показатели эффективности исходного процесса, отталкиваясь от которых можно ставить цели по его оптимизации.
● Валидация и тестирование, проводимые путем имитации в ходе проектирования новой схемы процесса, должны продемонстрировать, что процесс достигает желаемых результатов с требуемой эффективностью и его можно безбоязненно внедрять в опытную и промышленную эксплуатацию.
Имитация может проводиться двумя способами:
● Ручная имитация действий процесса.
● Автоматизированное имитационное моделирование с помощью специализированного программного обеспечения.
Ниже эти способы рассматриваются подробно.
4.6.1. Ручная имитация действий процесса
В рамках имитации на вход процесса подаются фиктивные тестовые данные – заказы, договоры, запросы. Желательно подготовить данные, максимально приближенные к реальным.
Роли в рамках процесса распределяются между участниками (не обязательно членами команды): один берет на себя роль клиента, другой – роль сотрудника, принимающего заказы, и т. д. В ходе выполнения процесса каждый должен выполнить свою часть работы.
Имитация процесса может выполняться несколькими способами:
● Индивидуальное прохождение. Аналитик выполняет все действия, обращая внимание на входы, выходы и бизнес-правила.
● Групповое прохождение. Группа участников собирается в конференц-зале, распределяет роли, и сотрудники, отвечающие за определенные задачи в рамках процесса, один за другим в подробностях рассказывают, что они делают, чем при этом руководствуются, какие шаги выполняют, сколько времени тратят.
● Видеозапись прохождения. Рекомендуется делать видеозапись группового прохождения для последующего анализа и обсуждения, чтобы не потерять ничего важного.
Организации, регулярно практикующие имитацию, могут создать у себя для этих целей процессную лабораторию.
Имитация может применяться в проектах анализа и проектирования:
● Имитация, проводимая в ходе анализа процесса как есть, позволяет выявить бизнес-исключения, точки передачи ответственности, а также информационные связи между задачами, функциональными областями, группами сотрудников и системами. В ходе имитации контролируется, чтобы при передаче ответственности все необходимое передавалось на вход следующего шага.