Свод знаний по управлению бизнес-процессами: BPM CBOK 4.0 (Авторов) - страница 89

Один из первых шагов процессной команды – решить, насколько глубоко следует погружаться в процесс. Глубина – это альфа и омега анализа. Выбранные рамки определяют, насколько далеко будет простираться проект, какую часть организации он затронет и какое влияние изменения анализируемого процесса окажут на предшествующие и последующие процессы.

Например, если речь идет о процессе найма персонала, границы анализа могут простираться от оценки до выбора кандидата. Альтернативный вариант – рассмотреть все действия от оценки кандидата до адаптации сотрудника. При этом анализ выйдет за границы традиционного процесса найма и будет также включать первоначальный инструктаж, предоставление льгот и компенсаций, выдачу офисных принадлежностей и т. п. Рамки должны устанавливаться исходя из целей и ожидаемых результатов. Если цели относятся к сквозному процессу, то охват процесса должен быть полным. Если анализируется только процесс оценки кандидата, то и в этом случае следует рассмотреть воздействие на связанные процессы вверх и вниз по потоку работ, оставшиеся за рамками анализа.

После того как рамки анализа заданы, аналитик должен определиться с глубиной анализа. Какой уровень процессной иерархии будет подходящим? Насколько следует детализировать входы и выходы? Прежде чем принимать решение о границах анализа, имеет смысл собрать широкий спектр мнений, представляющих разные бизнес-функции. Следует учесть, что чем больше бизнес-функций (например, управление персоналом и финансы) и действий охватывает проект, тем сложнее будет анализ и тем больше времени он, скорее всего, потребует. Чтобы избежать переусложнения и сделать прогресс видимым, команда может разбить процесс на подпроцессы и анализировать их по отдельности.

Методы сбора информации включают:

● изучение имеющейся документации по процессу;

● интервью с лицами, имеющими отношение к процессу, в очном, заочном или групповом формате;

● пошаговое прохождение процесса или прямое наблюдение за тем, как он фактически выполняется;

● отчеты о результатах или транзакциях по процессу (эти данные могут подтверждать или не подтверждать информацию, полученную в ходе интервью с заинтересованными сторонами);

● аудиторские отчеты, показывающие существующие в организации контрольные точки;

● автоматическое выявление процессов по журналам информационных систем (process mining).

Начните с изучения любых имеющихся документов или записей о существующем процессе. Это может быть письменная документация, созданная ранее в ходе разработки процесса, отчеты по транзакциям или журналы информационных систем, процессные диаграммы и т. д. Если эта информация исходно недоступна, аналитик может запросить письменные описания процесса у ключевых заинтересованных сторон и участников процесса.