Документация от поставщиков программного обеспечения часто включает в себя блок-схемы, диаграммы потоков данных и описание системных интерфейсов. Если подобные схемы отсутствуют, то можно прибегнуть к реверс-инжинирингу процессов и правил исходя из того, как система запрограммирована, сконфигурирована и работает.
5.6.2. Письменное анкетирование
Как и изучение документации, этот способ обычно используется в ходе первоначального сбора информации.
Преимущества
Анкетирование требует минимального отвлечения сотрудников.
Ограничения
Анкетирование часто подвержено тем же проблемам, что и интервью один на один, в том числе:
● большие затраты времени;
● упущенная информация;
● дополнительное время, потраченное на сведение информации воедино;
● расхождения во взглядах;
● разные описания одной и той же работы разными людьми;
● необходимость дальнейшего изучения обнаруженных расхождений.
Важным способом получения информации и подготовки к анализу является опрос тех, кто участвует в процессе или каким-либо образом связан с ним. Среди опрашиваемых могут быть владельцы процессов, внутренние или внешние заинтересованные стороны (поставщики, клиенты или партнеры), исполнители процесса и те, кто обеспечивает его входами и получает его выходы. Интервью могут проводиться лично, по телефону или по электронной почте, но, как правило, разговор лицом к лицу более эффективен, так как способствует более открытому обсуждению реального положения дел.
Преимущества
Интервью помогает создать чувство ответственности за результат и причастности к документированию бизнес-процессов. Плюсом является также минимальное отвлечение участника от его обычных обязанностей.
Ограничения
Планирование интервью и его проведение занимает больше времени, чем другие способы. Впоследствии может оказаться сложно свести все взгляды в единую систему. Этот метод, как правило, предполагает повторные вопросы исполнителям, и иногда с его помощью не удается выявить все выполняемые в процессе действия.
5.6.4. Модерируемые совещания
Эффективным методом сбора информации о процессе является групповое обсуждение с участием модератора. Критическая масса экспертов предметной области и заинтересованных лиц собирается вместе, чтобы под руководством опытного модератора в интерактивном режиме разработать модель процесса.
Преимущества
Такой формат позволяет сэкономить календарное время проекта и создать у участников более сильное чувство сопричастности, чем другие способы. Совещания могут проводиться модераторами, владеющими методами моделирования, которые обычно неизвестны участникам процесса. Как правило, спроектированные таким способом модели требуют меньшего числа итераций, разрабатываются быстрее и с более высоким качеством по сравнению с другими форматами.