Шаг 2.
Вторым правилом эффективного планирования является четкость и максимальная конкретность планов.
Глядя на список дел на день, вы должны четко представлять, чем конкретно вам предстоит сегодня заниматься. Если вы планируете сходить в магазин, то рядом с этим пунктом наклейте стикер со списком того, что вам нужно купить, а также прикиньте, какие магазины при этом придется посетить, и отмерьте себе примерное время возвращения домой. Это поможет вам не растеряться в самом магазине и не превратить получасовое дело в прогулку, которая займет 3 часа.
Шаг 3.
Третье правило самое важное – это правильная расстановка приоритетов.
В первую очередь мы делаем то, что важно, а остальные дела доделываем в оставшееся время. Да, тут придется поучиться выявлять первостепенные задачи, потому что без опыта сделать это крайне проблематично. Но смею вас заверить, что уже через несколько недель планирования вы четко научитесь различать приоритетные дела и те, которые могут подождать.
Шаг 4.
Четвертым правилом эффективного планирования будет соблюдение режима дня.
Нельзя ни в коем случае пренебрегать этим пунктом, потому что для грамотного построения дня вам просто необходимо знать временные промежутки, в которые можно планировать. Это касается и молодых семей, которые только завели деток: если ваш ребенок спит и ест всегда в одно и то же время, вы за 2 недели можете договориться о важной встрече, заранее распланировать отпуск или просто вовремя позвать няню, если нужно куда-то отлучиться. Соблюдение режима дня сделает вас более организованными, а деловые и личные встречи более эффективными.
Шаг 5.
Пятое правило – это то, что планы должны быть гибкими.
Это значит, обязательно учитывайте форс-мажор: внезапно испортившаяся погода может не позволить вам вовремя отправиться на прогулку с детьми или увеличить время нахождения в пробке, поэтому всегда оставляйте в запасе время для того, чтобы уладить ситуацию. Лучше потом это время использовать для выполнения еще какой-нибудь задачи, чем корить себя за то, что не успели на встречу или не смогли сделать задуманное.
Шаг 6.
Шестым правилом будет правильная организация рабочего места и самого рабочего процесса.
Если взять пример с домашним хозяйством, то прежде, чем что-то приготовить, следует помыть посуду и подготовить стол; прежде, чем мыть пол, лучше все вокруг пропылесосить; прежде, чем чистить духовку химикатами, нужно подготовить все средства для уборки, которые могут понадобиться. Вроде бы очевидный момент, но как часто мы в перепачканных резиновых перчатках начинаем искать тряпочку, чтобы что-то оттереть, или при мытье козырька на кухонном гарнитуре мы можем двадцать раз забираться и слезать со стула, что-то забыв, или просто для того, чтобы окунуть губку в тазик с водой. Конечно, это всего лишь несколько потерянных минут или даже секунд, но именно они и складываются потом в часы и годы бесполезного времени.