Организация коллективного управления не должна платить роялти авторам или издателям за те произведения, которые не были ими указаны. Платежи должны быть отложены до момента выполнения всех формальных требований.
Документация - WWL.
Полную документацию о всемирном музыкальном репертуаре невозможно составить; имеющиеся данные не только являются фрагментарными, но также и быстро устаревающими. Из-за этого сотрудничество между авторскими обществами в различных странах направлено не столько на наиболее полную взаимную информацию, сколько на информацию, сводящуюся к главному, чтобы избежать риска чрезмерного потока информации. Вместо того, чтобы работать только на основе относящейся к произведениям документации, общества прибегают к дополнительному вводу документации САЕ, которая является значительно более полной. Этот вспомогательный метод известен под названием "Варшавская процедура принятия решением CISAC; за все недокументированные произведения роялти перечисляются в то общество, к которому относится автор, если он известен.
Всемирный перечень произведений (World Works List), или документация ВПП, исходит из того, что каждое авторское общество знает, какие произведения из его репертуара сумели завоевать международное признание. Основные данные об этих произведениях (название произведения, фамилия автора или название издательства, за исключением данных о последующих публикациях) могут быть включены в ВПП-систему CISAC, которая регулярно обновляется Американским авторским обществом ASCAP. Выбор произведений для включения в ВПП-документацию предоставлен каждому конкретному обществу или организации коллективного управления с рекомендацией не раздувать количество. Система ВПП содержит данные по приблизительно 850 000 музыкальных произведений.
Распределение.
После сбора гонорара и получения бухгалтерских отчетов об исполненных или транслированных произведениях организация коллективного управления должна рассчитать суммы, причитающиеся к уплате каждому автору или каждому издателю. Эта операция известна как распределение, и является одной из самых трудоемких работ, которые приходится делать организации.
Принципы распределения.
Каждый автор может требовать, чтобы ему выплатили суммы, соответствующие тому, что взимала организация коллективного управления за произведения этого автора или издателя, за вычетом накладных управленческих расходов, а также общественно-культурных расходов. Такой порядок проистекает из правового положения организации коллективного управления, являющейся доверительным органом авторов и издателей. Но он не сможет соблюдаться, если организация коллективного управления не будет извещена об исполненных или переданных в эфир произведениях. Требование учета этих произведений является поэтому условием для выплат, причитающихся каждому автору и издателю.