• Планируйте эффективную рекламную компанию с высокой степенью информированности потенциальных участников в вашем мероприятии.
• Разработайте план действий на случай непредвиденных обстоятельств. Будьте готовы к возможным неприятностям, но не впадайте в панику! Продумайте варианты действий в случае непредвиденных осложнений: болезни выступающих, проблемы с арендованным для конференции помещением, забастовки железнодорожников и т. д.
• Разошлите информацию о конференции своей целевой аудитории не позже чем за шесть недель, а в идеале - за три месяца до начала мероприятия. Имейте в виду, что это нужно сделать со значительным запасом времени, но не слишком рано, чтобы ваше мероприятие не казалось слишком отдаленным по времени.
• Рассмотрите различные формы рекламы, включающие статьи в специализированных журналах, посвященных обучению и бизнесу, вставки в журналы и электронную почту. Печать материалов должна быть организована за два месяца до того, как они потребуются, чтобы уложиться в сроки. Проверьте даты готовности печатных материалов.
• Рассмотрите вопрос публикации статьи в журнале, освещающем тему вашей конференции и рекламирующем ее.
• Будьте осторожны при затратах на рекламу. Цены в этой области легко «зашкаливают».
• Активно поработайте с администрацией арендованного помещения. Определите, кто из сотрудников может помочь вам все спланировать и кто будет там в назначенный день. Разберитесь с деталями, включая получение информации о повестке дня выступающими и участниками. Обсудите с управляющим площадки возможные случайности, опыт и варианты действий администрации на случай непредвиденных обстоятельств.
• По мере того как приготовления набирают темп и событие приближается, задайтесь вопросами с позиций участника.
Почему я должен ехать сюда?
Что даст мне эта конференция?
Как содержание конференции может быть полезным для моей компании?
Оправданны ли мои инвестиции в это мероприятие? Эффективна ли организация мероприятия? Не будет ли мне сложно добраться сюда?
• Разработайте систему процесса регистрации.
• Если вы позаботились обо всех ключевых моментах, заявки на участие в программе должны начать поступать в течение месяца после первого объявления о конференции. Отработайте схему размещения участников для проживания. Будьте готовы проверить следующее.
Были ли проблемы с почтовой рассылкой?
Мы пригласили нужных людей (достаточно ли их число)?
Является ли содержание программы актуальным?
Нет ли совпадения по срокам с какой-либо другой программой?
В случае необходимости будьте готовы к обзвону участников для выяснения, есть ли у них какие-нибудь проблемы.